Organiser une bourse aux timbres, étape par étape

Une bourse aux timbres réussie repose d’abord sur un plan de salle précis et des inscriptions bien suivies. Commencez par réserver la salle et fixer la date, puis construisez la liste des exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Les tables, vitrines, éclairages et rallonges doivent être prévus selon les besoins de chaque vendeur. Le jour J, gardez une personne à l’accueil, une caisse préparée et une signalisation visible dès l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date du salon
3
Dessiner le plan de la salle
4
Établir la liste des exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les places à table
2 personnes
10
Confirmer les exposants
11
Publier les informations aux visiteurs
12
Afficher la promotion
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Créer la numérotation des tables
15
Imprimer la signalisation
16
Imprimer les formulaires d’inscription
17
Vérifier les stocks
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
21
Préparer la caisse
2 personnes
22
Transporter le matériel
3 personnes
23
Vérifier la salle
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer les nappes
3 personnes
27
Installer les vitrines
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Vérifier la technique

Événement

33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Orienter les exposants vers les tables
2 personnes
35
Tenir l'entrée
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
2 personnes
37
Distribuer le programme
38
Servir le café
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
41
Faire les tours de salle
2 personnes
42
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
43
Enregistrer les objets trouvés
44
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
45
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

46
Clôturer la caisse et l’administration
2 personnes
47
Vider les vitrines
3 personnes
48
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
49
Charger le matériel
3 personnes
50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Nettoyer la salle
3 personnes
52
Faire la vaisselle
2 personnes
53
Fermer le lieu
54
Retourner les matériels
2 personnes
55
Ranger le stock restant
2 personnes
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 20
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Vitrinesqté 4
Nappesqté 20

Équipement

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Loupesqté 12
Lampes de bureauqté 8
Caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 60
Pinces de serviceqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Cartes de numéros de tableqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Ruban adhésifqté 6
Bloc-notesqté 6
Enveloppesqté 100

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Images de timbresqté 20

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez la date plusieurs mois à l’avance, surtout si vous devez installer des tables d’exposition, des vitrines et un espace d’accueil. Vérifiez aussi les prises électriques avant de valider le plan.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini les dimensions et le nombre de tables disponibles. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et le matériel particulier, puis confirmez chaque exposant avant d’attribuer les places.
Dessinez le plan de la salle avant d’envoyer les confirmations. Numérotez les tables, prévoyez des passages assez larges et placez la table d’inscription près de l’entrée, avec badges, formulaires et stylos.
Préparez la signalétique et les informations visiteurs au moins une semaine avant le salon. Imprimez les panneaux, les cartes de numéros de table et les brochures afin de ne pas improviser l’orientation le matin même.
La veille, regroupez la caisse, les rallonges, multiprises, lampes, loupes et fournitures dans des caisses identifiées. Le jour J, installez d’abord tables et chaises, puis le service traiteur, les boissons fraîches et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux timbres ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recruter les exposants, traiter les inscriptions et publier les informations aux visiteurs.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la date du salon. Fixez une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps d’attribuer les tables et de préparer les badges.
Comment placer les tables dans une bourse aux timbres ?: Dessinez le plan 3 à 4 semaines avant le salon, en séparant les tables d’exposition, l’accueil et les espaces de circulation. Numérotez chaque table et envoyez le numéro avec la confirmation de l’exposant.
Que faut-il préparer la veille d’une bourse aux timbres ?: Regroupez la caisse, les formulaires, les badges, les panneaux, les rallonges et le matériel d’éclairage la veille. Refroidissez les boissons et vérifiez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des exposants.

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