Zo organiseer je een overzichtelijke postzegelbeurs

Begin met de zaal en de beursdatum; die bepalen hoeveel exposanten je kunt ontvangen en hoeveel voorbereiding nodig is. Werk daarna de zaalindeling uit, open de aanmeldingen en leg tafelplaatsen pas definitief vast zodra je de exposantenlijst hebt bijgewerkt. Bezoekers moeten ruim vooraf weten waar en wanneer de beurs plaatsvindt en hoe de inschrijving werkt. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke tafelnummering en een zaal die vóór binnenkomst volledig is gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Beursdatum vastleggen
3
Zaalindeling tekenen
4
Exposantenlijst opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafelplaatsen toewijzen
2 personen
10
Exposanten bevestigen
11
Bezoekersinformatie publiceren
12
Promotie ophangen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Tafelnummering maken
15
Bewegwijzering printen
16
Inschrijfformulieren printen
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Catering klaarzetten
2 personen
21
Kassa voorbereiden
2 personen
22
Materiaal transporteren
3 personen
23
Zaal controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
27
Vitrines plaatsen
3 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Verlichting aansluiten
2 personen
32
Techniek controleren

Event

33
Exposanten ontvangen
3 personen
34
Exposanten naar tafels wijzen
2 personen
35
Entree bemannen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
2 personen
37
Programma uitdelen
38
Koffie serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes aanvullen
2 personen
41
Zaalrondes lopen
2 personen
42
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
43
Verloren voorwerpen registreren
44
Laatste bezoekers informeren
2 personen
45
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

46
Geld en administratie afsluiten
2 personen
47
Vitrines leegmaken
3 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
49
Materialen inladen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Zaal schoonmaken
3 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Locatie afsluiten
54
Materialen retourneren
2 personen
55
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 20
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Vitrinekastenaantal 4
Tafelkledenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Vergrootglazenaantal 12
Bureaulampenaantal 8
Geldkist

Servies

Koffiemokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 50
Theelepelsaantal 60
Serveertangenaantal 4

Kantoor

Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Kleefbandaantal 6
Schrijfblokkenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Postzegelafbeeldingenaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Snijplankenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je exposanten uitnodigt. Controleer meteen of er genoeg ruimte is voor expositietafels, stoelen, een registratietafel en looproutes; een indeling met te weinig doorgang moet je anders op de opbouwdag herstellen.
Open de aanmeldingen met een vaste sluitingsdatum en verwerk nieuwe aanmeldingen binnen enkele dagen. Verzamel daarbij ook dieetwensen, zodat catering en inkopen niet op het laatste moment worden aangepast.
Wijs tafelplaatsen toe nadat je de exposanten hebt bevestigd. Maak tafelnummerkaarten, naamkaartjes en prijskaartjes vooraf klaar en houd een bijgewerkte lijst bij voor de registratietafel.
Publiceer bezoekersinformatie minimaal twee weken voor de beurs en hang promotie op tijd op. Bewegwijzeringsborden bij de ingang en in de zaal voorkomen dat bezoekers tijdens de start naar de juiste tafels moeten zoeken.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna verlichting, stroom en vitrinekasten, en pas dan catering en registratie. Test verlenghaspels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en de kassa vóór de eerste exposant binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een postzegelbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het vastleggen van de zaal en de beursdatum. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, bezoekersinformatie, printwerk en een controle van materiaal en catering.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een postzegelbeurs?: Dat hangt af van het aantal bevestigde exposanten en de beschikbare zaalruimte. Reken per exposant met de toegewezen tafelplaats en reserveer daarnaast ruimte voor een registratietafel, stoelen, vitrinekasten en looproutes; maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet je exposanten bevestigen voor een postzegelbeurs?: Bevestig exposanten zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en de tafelplaatsen zijn toegewezen, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de beurs. Stuur daarna de praktische informatie, zoals tafelnummer, aankomsttijd en eventuele dieetwensen, in één bericht.
Wat moet je op de dag van een postzegelbeurs als eerste doen?: Controleer eerst de zaal, vluchtroutes, verlichting en stroomvoorziening. Zet daarna tafels en stoelen volgens de plattegrond, plaats de tafelnummering en richt de registratie in voordat exposanten en bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.