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Brettspielabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Brettspielabend braucht mehr als eine Auswahl guter Spiele. Du musst Raum, Sitzplätze und Spieltische so planen, dass mehrere Runden gleichzeitig funktionieren und niemand lange wartet. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Veranstaltungsorts bis zum Empfang der Gäste. Besonders leicht vergessen werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, fehlende Spielteile und die Ausgabe von Schlüsseln oder ausgeliehenen Spielen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Spielprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Spiele ausleihen oder reservieren

    2 Personen

  • Tischanordnung erstellen

  • Geschirrbestand prüfen

  • Einkaufsliste abschließen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Spiele abholen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Spiele sortieren

    2 Personen

  • Spieltische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Anmeldetisch aufbauen

Event

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Spielregeln erläutern

    2 Personen

  • Spielgruppen einteilen

    2 Personen

  • Spiele erklären

    4 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Sandwiches servieren

    2 Personen

  • Neue Spielrunden starten

    2 Personen

  • Spielteile auffüllen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Letzte Spielrunde ankündigen

  • Besucher auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spiele sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Spiele zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Buffet-Tisch
  • Anmeldetisch

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 25
  • KartenspieleAnz. 8
  • WürfelAnz. 30
  • WertungsblöckeAnz. 6
  • BleistifteAnz. 36
  • Behälter für SpielteileAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 8

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • HinweispfeileAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LED-LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • WischmoppAnz. 2
  • MülleimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort früh und kläre spätestens eine Woche vorher, wann du den Schlüssel abholen kannst. Ohne Zugang zum Raum lassen sich Tische, Buffet und Spiele am Veranstaltungstag nur schwer rechtzeitig vorbereiten.
  • Plane das Spielprogramm nach Gruppengrößen und Spieldauer. Lege nicht nur Brettspiele, sondern auch Karten, Würfel, Wertungsblöcke, Bleistifte und Behälter für Kleinteile bereit.
  • Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Termin ab und bestätige jede Teilnahme. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Snacks, Sandwiches und Geschirr passend eingeplant werden können.
  • Baue die Spieltische vor dem Buffet auf und lasse zwischen den Tischen ausreichend Durchgänge frei. Ein separater Anmeldetisch, Hinweispfeile und ein Willkommensschild erleichtern den Gästen die Orientierung.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee sowie Tee mit Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen bereit. Prüfe am Vortag Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Servierbesteck – fehlendes Geschirr fällt meist erst beim Aufbau auf.

Häufige Fragen

Wie viele Spiele brauche ich für einen Brettspielabend?
Plane pro erwarteter Spielgruppe mindestens zwei passende Spiele ein, plus zwei kurze Ersatzspiele. Bei 20 Gästen an vier Tischen sind damit etwa 10 Spiele eine brauchbare Ausgangsbasis.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Brettspielabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So bleibt genug Zeit, Spiele zu reservieren, Ernährungswünsche zu erfassen und den Einkauf abzuschließen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?
Rechne für Tische, Stühle, Spielbereiche, Buffet, Anmeldetisch und Dekoration mit mindestens 90 Minuten. Getränke sollten bereits vorher gekühlt werden; Snacks und Sandwiches bereitest du idealerweise 30 bis 60 Minuten vor Beginn vor.
Was muss ich bei ausgeliehenen Brettspielen prüfen?
Kontrolliere jedes ausgeliehene Spiel beim Abholen und noch einmal am Veranstaltungstag auf Vollständigkeit. Sortiere Kleinteile in Behälter und lege fehlende Wertungsblöcke, Bleistifte oder Würfel spätestens am Vortag nach.

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