Checklist voor een goed georganiseerde bordspellenavond
Een bordspellenavond staat of valt met een duidelijke indeling en genoeg tijd om spellen, tafels en eten klaar te zetten. Begin met de locatie en het spellenprogramma, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen. Plan op de dag zelf ruimte voor het ophalen van sleutels en spellen, het koelen van dranken en het opstellen van de speltafels. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en wat pas vlak voor de ontvangst hoeft te gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Spellen lenen of reserveren
2 personen
Indeling van tafels maken
Voorraad servies controleren
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Spellen ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches klaarmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Spellen sorteren
2 personen
Speltafels klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Inschrijvingstafel klaarzetten
Event
Ontvangst bezoekers
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Spelgroepen indelen
2 personen
Spellen uitleggen
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Sandwiches serveren
2 personen
Nieuwe spelrondes starten
2 personen
Spelonderdelen aanvullen
Koffie en thee bijvullen
Laatste spelronde aankondigen
Bezoekers uitchecken
2 personen
Nazorg
Spellen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Spellen retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafel
- Inschrijvingstafel
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 25
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 30
- Scoreblokkenaantal 6
- Potlodenaantal 36
- Spelonderdelenbakjesaantal 12
Servies
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 6
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
- Ledlichtsnoerenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweilaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel het spellenprogramma samen op basis van de verwachte groepsgrootte en noteer per tafel hoeveel spelers nodig zijn. Leg daarnaast enkele kaartspellen of korte spellen apart voor mensen die later binnenkomen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en rond de boodschappenlijst daarna af. Regel hapjes, sandwiches en dranken uiterlijk één dag van tevoren, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te snijden, koelen en serveren.
- Maak de tafelindeling voordat je de ruimte inricht. Zet per speltafel de benodigde spellen, dobbelstenen, scoreblokken, potloden en spelonderdelenbakjes klaar; zo hoef je na binnenkomst niet meer te zoeken.
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de opbouw. Daarin passen het plaatsen van tafels en stoelen, het klaarzetten van buffet en koffie, en het ophangen van bewegwijzering met pijlen.
- Controleer vóór vertrek naar de locatie of je de sleutels, gereserveerde of geleende spellen en verlengsnoeren hebt. Test koffiezetapparaat, waterkoker en eventuele stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bordspellenavond organiseren?
- Reserveer de locatie en stel het spellenprogramma bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je ongeveer 1 week voor de avond de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een bordspellenavond klaar te zetten?
- Reken op 60 tot 90 minuten voor de opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de speltafels en het buffet in en houd de laatste 15 minuten vrij voor een controle van spellen, dranken en ontvangsttafel.
- Hoeveel bordspellen heb ik nodig voor een bordspellenavond?
- Plan minimaal 1 spel per tafel en houd 2 tot 3 extra korte spellen achter de hand. Bij wisselende deelnemers zijn kaartspellen en spellen met weinig uitleg handig als reserve.
- Wanneer moet ik hapjes en drankjes regelen voor een bordspellenavond?
- Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en koel de dranken enkele uren voor de start. Bereid sandwiches en hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag, maar rond het buffet ten minste 30 minuten voor de ontvangst af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!