Brainstorming-Sitzung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine gute Brainstorming-Sitzung braucht mehr als ein paar Ideen und ein Whiteboard. Du legst zuerst Ziel und Programm fest, klärst die Teilnehmenden und reservierst rechtzeitig einen passenden Raum. Danach folgen Methoden, Zeitplan, Technik, Arbeitsmaterialien und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Anmeldung, Namensschilder und den Empfang ein – diese kleinen Punkte werden häufig erst kurz vor Beginn erledigt und bringen dann unnötige Unruhe in die Sitzung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ziel und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste zusammenstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Catering bestellen
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
Präsentation und Zeitplan erstellen
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Raum einteilen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Catering und Getränke bereitstellen
2 Personen
Technik erneut überprüfen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Programm und Ziel erläutern
Kennenlernrunde moderieren
Erste Brainstorming-Runde moderieren
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
Ideen clustern
2 Personen
Snacks und Getränke servieren
2 Personen
Prioritäten festlegen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Aktionspunkte ausarbeiten
2 Personen
Beschlüsse und nächste Schritte festhalten
2 Personen
Abschließende Fragerunde moderieren
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Technik und Materialien aufräumen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Bericht und Aktionspunkte versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckenAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- TimerAnz. 2
Schreibmaterial
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- PermanentmarkerAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- BleistifteAnz. 24
- RadiergummisAnz. 12
Brainstorming-Material
- KlebezettelAnz. 12
- StimmaufkleberAnz. 5
- KarteikartenAnz. 100
- PapierklebebandAnz. 4
- SchereAnz. 6
- LinealeAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- TischnummernAnz. 6
- Informationsschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzlappenAnz. 6
- SpülbeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ziel und Ablauf spätestens eine Woche vorher fest. Teile die Sitzung in klar abgegrenzte Phasen ein und plane für jede Brainstorming-Runde ein konkretes Zeitfenster mit Timer.
- Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher und halte eine Präsentation ohne Technik als Ausweichlösung bereit.
- Bereite pro teilnehmender Person einen vollständigen Arbeitsplatz vor. Rechne mit einem Kugelschreiber, mehreren Klebezetteln und mindestens einer Karteikarte pro Person; zusätzliche Marker und Papier gehören griffbereit auf den Arbeitstisch.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Cateringzahl rechtzeitig weiter. Stelle Kaffee und Tee zum Empfang bereit und plane Getränke für die Pausen ein, statt erst während der Sitzung nachzukaufen.
- Richte den Raum vor dem Eintreffen der Gruppe vollständig ein. Stelle Tische und Stühle auf, teile Arbeitsbereiche ein, bereite Namensschilder vor und richte einen Empfangstisch ein, damit die ersten 10 Minuten nicht mit Suchen und Umräumen beginnen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Brainstorming-Sitzung planen?
- Beginne mindestens 7 bis 14 Tage vorher mit Ziel, Teilnehmerliste und Raumsuche. Technik, Arbeitsmaterialien und Catering solltest du spätestens am Vortag prüfen oder bestätigen.
- Wie viel Zeit sollte eine Brainstorming-Sitzung dauern?
- Plane für eine kompakte Sitzung etwa 2 bis 3 Stunden ein, einschließlich Kennenlernrunde und einer kurzen Pause. Für mehrere Methoden oder Gruppenarbeiten solltest du zusätzliche 30 bis 60 Minuten reservieren.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Brainstorming-Sitzung?
- Rechne pro Person für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaffee und Tee sollten zum Empfang sowie in jeder geplanten Pause verfügbar sein.
- Was muss ich am Tag der Brainstorming-Sitzung zuerst erledigen?
- Richte mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn den Raum, die Arbeitsplätze, den Empfangstisch und das Catering ein. Prüfe danach die Technik erneut und lege Präsentation, Zeitplan und Moderationsmaterial sichtbar bereit.
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