Eine Brainstorming-Sitzung strukturiert organisieren
Eine gute Brainstorming-Sitzung beginnt nicht mit bunten Klebezetteln, sondern mit einem klaren Ziel und einem realistischen Zeitplan. Lege zuerst fest, welche Entscheidung oder welches Ergebnis am Ende vorliegen soll, und plane danach Raum, Methode und Moderation. Für Technik, Material und Catering brauchst du eigene Prüfpunkte, weil fehlende Kabel oder leere Flipcharts den Start schnell verzögern. Die folgenden Hinweise zeigen dir die sinnvolle Reihenfolge und typische Versäumnisse.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ziel und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmerliste zusammenstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Location reservieren
- 7
Catering bestellen
- 8
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
- 9
Präsentation und Zeitplan erstellen
- 10
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Raum einteilen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 16
Arbeitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 17
Catering und Getränke bereitstellen
2 Personen
- 18
Technik erneut überprüfen
2 Personen
- 19
Empfangstisch einrichten
Event
- 20
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 22
Programm und Ziel erläutern
- 23
Kennenlernrunde moderieren
- 24
Erste Brainstorming-Runde moderieren
2 Personen
- 25
Pausengetränke nachfüllen
- 26
Ideen clustern
2 Personen
- 27
Snacks und Getränke servieren
2 Personen
- 28
Prioritäten festlegen
2 Personen
- 29
Abendessen servieren
3 Personen
- 30
Aktionspunkte ausarbeiten
2 Personen
- 31
Beschlüsse und nächste Schritte festhalten
2 Personen
- 32
Abschließende Fragerunde moderieren
- 33
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 35
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 36
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 37
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 38
Raum reinigen
3 Personen
- 39
Technik und Materialien aufräumen
2 Personen
- 40
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 41
Bericht und Aktionspunkte versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckenAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- TimerAnz. 2
Schreibmaterial
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- PermanentmarkerAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- BleistifteAnz. 24
- RadiergummisAnz. 12
Brainstorming-Material
- KlebezettelAnz. 12
- StimmaufkleberAnz. 5
- KarteikartenAnz. 100
- PapierklebebandAnz. 4
- SchereAnz. 6
- LinealeAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- TischnummernAnz. 6
- Informationsschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzlappenAnz. 6
- SpülbeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane pro Arbeitsrunde ein konkretes Zeitfenster und stelle einen Timer sichtbar auf. Für eine erste Ideensammlung sind etwa 15 bis 20 Minuten meist ausreichend; die Auswertung braucht anschließend ein eigenes Zeitfenster.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem, ob die Präsentation ohne Internetverbindung geöffnet werden kann.
- Bereite für jede teilnehmende Person Schreibmaterial vor und lege zusätzliche Klebezettel, Stifte und Karteikarten bereit. Bei Gruppen von 10 Personen solltest du nicht nur exakt 10 Sets einplanen, sondern mindestens 2 bis 3 Ersatzsets.
- Teile den Raum vor dem Eintreffen der Gruppe in Empfangs-, Arbeits- und Präsentationsbereich ein. Stelle Tische und Stühle so auf, dass alle das Whiteboard oder die Flipcharts sehen und während der Methodenwechsel nicht umgebaut werden müssen.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering mit einer kleinen Reserve. Kaffee und Tee sollten beim Empfang bereitstehen; Getränke für die Pause werden häufig erst bemerkt, wenn die erste Runde bereits läuft.
Häufige Fragen
- Wie lange sollte eine Brainstorming-Sitzung dauern?
- Plane für eine kompakte Sitzung etwa 2 bis 3 Stunden ein, einschließlich Kennenlernrunde, mindestens einer Brainstorming-Runde und Auswertung. Nach spätestens 45 bis 60 Minuten solltest du eine kurze Pause oder einen Methodenwechsel vorsehen.
- Wie viele Personen sind für eine Brainstorming-Sitzung sinnvoll?
- Für eine moderierbare Gruppe sind 6 bis 12 Personen meist praktikabel. Bei mehr als 12 Teilnehmenden solltest du Kleingruppen bilden und pro Gruppe mindestens eine moderierte Arbeitsfläche, etwa ein Flipchart oder Whiteboard, einplanen.
- Wann sollte ich eine Brainstorming-Sitzung vorbereiten?
- Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher mit Ziel, Teilnehmerliste und Location. Spätestens am Vortag sollten Technik, Präsentation, Sitzordnung und Arbeitsmaterialien vollständig geprüft sein.
- Wie viel Catering brauche ich für eine Brainstorming-Sitzung?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein. Bestelle beim Essen mindestens 10 Prozent Reserve und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat.
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