Bootskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Boot und Route möglichst früh und kläre dabei gleich die Anlegestelle, den Zeitplan und die verfügbare Stromversorgung. Eine spätere Änderung der Route kann Technik, Catering und Genehmigungen gleichzeitig beeinflussen.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst in der letzten Woche. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, besonders wenn die Route mehrere Anlegestellen oder öffentliche Bereiche berührt.
• Verschicke Einladungen früh genug, damit du Ernährungswünsche und Anmeldungen vor der endgültigen Bestellung erfassen kannst. Setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor dem Konzert.
• Stimme Beschallungsanlage, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel vor dem Einladen der Gäste mit Künstlern und Technikern ab. Teste den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor der Abfahrt.
• Kühle Getränke, bereite Snacks vor und richte Buffet und Bar vor dem Boarding ein. Lege außerdem Gästeliste, Crew-Anweisungen, Akku-Lampen und zusätzliche Batterien griffbereit an, damit während der Fahrt nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Bootskonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Boot, Route und Künstlern. Genehmigungen und Versicherungsfragen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wann soll ich die Einladungen für ein Bootskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Gästeliste, Ernährungswünsche, Catering und Getränke anzupassen.

Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?

Plane mindestens 2 Stunden für Bootskontrolle, Sicherheitsausrüstung, Möbel, Buffet, Bar und Dekoration ein. Für Beschallungsanlage und Mikrofone sollte zusätzlich ein vollständiger Soundcheck vor dem Boarding stattfinden.

Was muss ich bei der Technik eines Bootskonzerts prüfen?

Kläre vorab Stromanschlüsse, Lautsprecher, Mischpult, Funk- und Instrumentenmikrofone, DI-Boxen sowie die benötigten Kabel. Prüfe am Tag selbst jedes Signal und sichere Kabel mit Kabelmatten, bevor die Gäste an Bord gehen.

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