Checklist para organizar un concierto en barco sin olvidos

Un concierto en barco exige coordinar navegación, música y atención a los invitados en un espacio limitado. Empieza por reservar la embarcación, la ruta y el punto de atraque; después cierra permisos, seguro, artista y necesidades técnicas. La previsión meteorológica cambia el plan incluso en el último momento, así que define cuándo tomarás la decisión final. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para llegar al embarque con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el barco y la ruta
Reservar artista y técnico
Fijar el punto de atraque
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los invitados
Pedir el catering
Coordinar la técnica y la corriente
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista final de invitados
Confirmar artista y equipo
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Imprimir la lista de invitados
Distribuir instrucciones al equipo
Comprobar la embarcación
3 personas
Comprobar el equipo de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar la zona de bufé y bar
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación ambiental
3 personas
Colocar la decoración
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Hacer la prueba de sonido al artista
3 personas
Dar instrucciones de seguridad
2 personas

Evento

Atender el mostrador de check-in
2 personas
Guiar a los invitados a bordo
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Anunciar la salida
Comprobar la seguridad a bordo
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Acompañar la primera sesión de conciertos
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
Servir café y té
2 personas
Informar a los invitados sobre la llegada
Coordinar la última actuación del concierto
2 personas
Acompañar a los invitados a bordo
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo de forma segura
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Entregar la barca limpia
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Secar y empaquetar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 80
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Micrófonos de instrumentocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Lámparas con bateríacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Decoraciones de mesacant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 6
Cubitos de hielocant. 20
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cajas de cocinerocant. 6
Cucharonescant. 8
Cuchillos de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos fluorescentescant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Registro

Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2

Consejos

Reserva el barco y la ruta antes de contratar el resto: confirma también el punto de atraque, la hora de embarque y el tiempo disponible para montar el sonido.
Cierra los permisos, el seguro y las condiciones de navegación con antelación. Haz una segunda comprobación entre 48 y 24 horas antes, especialmente si cambia el recorrido.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con el número final de invitados. Prepara además aperitivos y enfría las bebidas antes de que llegue el público.
Coordina con el artista y el técnico la corriente disponible, la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos y los cables. En un barco, reserva tiempo para cubrir y fijar el cableado sin bloquear el paso.
El día del concierto, comprueba primero la embarcación y el equipo de seguridad. Después monta mesas, sillas, bufé, bar e iluminación; imprime la lista de invitados y entrega las instrucciones al equipo antes del embarque.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un barco para un concierto?: Intenta reservarlo con al menos 8 a 12 semanas de antelación, sobre todo si necesitas una ruta concreta, atraque determinado y equipo técnico. Así tendrás margen para permisos, seguro, artista y catering.
¿Cuándo hay que confirmar el número final de invitados?: Cierra la lista final entre 5 y 7 días antes del concierto. Usa ese número para confirmar el catering, las bebidas, las sillas, la vajilla y las instrucciones de embarque.
¿Cuándo se comprueba el tiempo para un concierto en barco?: Revisa el pronóstico 72 horas antes y vuelve a comprobarlo entre 24 y 6 horas antes. Define de antemano quién decide si se mantiene la ruta, se modifica o se cancela.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el sonido en un barco?: Calcula entre 2 y 3 horas para descargar, montar, probar y asegurar altavoces, micrófonos, mesa de mezclas y cableado. Añade tiempo si la corriente disponible o el acceso al atraque no están confirmados.

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