Organiser un concert sur bateau sans rien oublier

Un concert sur bateau se prépare comme un spectacle et comme une sortie en mer. Il faut verrouiller l’itinéraire, le lieu d’accostage, les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Ensuite viennent les inscriptions, les besoins alimentaires, le catering et la coordination du son avec l’alimentation électrique. Cette checklist de 63 tâches et 55 fournitures suit l’ordre de préparation jusqu’à l’installation des tables, du buffet et de la sonorisation le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le bateau et l’itinéraire
Réserver l'artiste et le technicien
Fixer le lieu d’accostage
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux invités
Commander le catering
Coordonner la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste finale des invités
Confirmer l'artiste et l'équipe
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer la liste des invités
Distribuer les consignes aux bénévoles
Vérifier le bateau
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage d'ambiance
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Faire faire la balance sonore à l’artiste
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’enregistrement
2 personnes
Guider les invités à bord
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Annoncer le départ
Vérifier la sécurité à bord
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accompagner le premier set du concert
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Encadrer le deuxième set du concert
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Informer les invités de l’arrivée
Animer le dernier set du concert
2 personnes
Guider les invités hors du bateau
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le bateau propre
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Sécher et emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 80
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Verresqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Microphones d’instrumentsqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Lampes sur batterieqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Décorations de tableqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 20
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Casiers des cuisiniersqté 6
Louchesqté 8
Couteaux de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets fluorescentsqté 6
Tapis antidérapantsqté 8

Inscription

Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Conseils

Réservez le bateau, l’itinéraire et le lieu d’accostage avant de confirmer l’artiste : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les autorisations, l’assurance et les contraintes techniques.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le concert. À ce moment-là, établissez la liste finale des invités et transmettez au traiteur les régimes et allergies recueillis.
Envoyez le programme aux invités au moins 7 jours avant l’embarquement, avec l’heure et le lieu précis du rendez-vous. Sur un bateau, quelques minutes de retard peuvent désorganiser l’embarquement et le départ.
Testez la sonorisation et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Préparez l’espace buffet et bar, refroidissez les boissons et gardez les lampes sur batterie et les piles accessibles en cas de faible luminosité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un concert sur bateau ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le bateau et l’artiste, de confirmer l’itinéraire, de vérifier les autorisations, l’assurance et l’alimentation électrique.
Quand envoyer les invitations pour un concert sur bateau ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date, puis fixez une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi finaliser les invités, les besoins alimentaires et les quantités du catering.
Quand vérifier la météo pour un concert sur bateau ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin du concert. Utilisez ces informations pour confirmer le déroulé, l’installation et les consignes communiquées aux bénévoles et aux invités.
Que faut-il tester pour la sonorisation d’un concert sur bateau ?: Testez la table de mixage, les microphones sans fil et d’instruments, les pieds de micro, les boîtiers DI et tous les câbles avant l’embarquement du public. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles et la capacité électrique disponible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.