Bootconcert organiseren: checklist en planning

Een bootconcert vraagt om meer voorbereiding dan een optreden aan wal. Je regelt niet alleen boot en artiest, maar ook route, aanmeerlocatie, vergunningen, stroom, geluidsinstallatie en veiligheid aan boord. Begin met de bootreservering en werk daarna naar gastenlijst, catering en techniek toe. In de laatste dagen draait alles om weersverwachting, bevestigingen, koeling en een duidelijke briefing voor bemanning en crew. Gebruik de checklist om niets pas op de dag zelf te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Boot en route reserveren
Artiest en technicus boeken
Aanmeerlocatie vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar gasten sturen
Catering bestellen
Techniek en stroom afstemmen
2 personen
Weersverwachting controleren
Laatste gastenlijst maken
Artiest en bemanning bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Gastenlijst afdrukken
Crewinstructies uitdelen
Boot controleren
3 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Buffet- en barplek inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Sfeerverlichting ophangen
3 personen
Versiering aanbrengen
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Artiest laten soundchecken
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen

Event

Incheckbalie bemannen
2 personen
Gasten aan boord begeleiden
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Vertrek aankondigen
Veiligheid aan boord controleren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Eerste concertset begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Tweede concertset begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gasten informeren over aankomst
Laatste concertset begeleiden
2 personen
Gasten van boord begeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Boot schoon opleveren
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Apparatuur drogen en inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Instrumentmicrofoonsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Acculampenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Tafeldecoratiesaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksdozenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Keukenmessenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Fluoriserende hesjesaantal 6
Antislipmattenaantal 8

Registratie

Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Tips

Leg boot, route en aanmeerlocatie vroeg vast en controleer daarna of de gekozen route past bij de capaciteit, vaartijd en geplande geluidsinstallatie. Een wijziging op het laatste moment raakt meteen artiest, catering en gastencommunicatie.
Stem techniek en stroom vóór de opbouw af met de schipper en technicus. Test speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, kabels en verlichting aan boord; leg kabelmatten over looproutes en gebruik alleen stroompunten die veilig beschikbaar zijn.
Plan de gastencommunicatie in twee momenten: stuur het programma na de aanmeldingen en verzend kort voor vertrek de praktische informatie. Vermeld minstens opstaptijd, aanmeerlocatie, route-informatie en wat gasten moeten doen bij slecht weer.
Verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt en maak daarna een aparte telling voor hapjes, dranken en servies. Koel dranken pas nadat de definitieve gastenlijst is gemaakt, zodat je niet te weinig glazen, borden of karaffen klaarzet.
Doe de laatste controle niet alleen. Laat bemanning en crew vóór vertrek de boot, veiligheidsmiddelen, geluidsopbouw, tafels, stoelen, buffetplek en gastenlijst nalopen en geef iedereen een korte instructie over opstappen, varen en calamiteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bootconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met boot, route, aanmeerlocatie en artiest. Controleer in dezelfde eerste weken vergunningen, verzekering en technische mogelijkheden, zodat je nog tijd hebt om het plan aan te passen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bootconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel daarnaast water en alcoholvrije opties mee en koop pas definitief in nadat de laatste gastenlijst en dieetwensen zijn verwerkt.
Wanneer controleer ik het weer voor een bootconcert?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf, opnieuw 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Spreek uiterlijk 24 uur vooraf af wie beslist over aanpassing, uitstel of annulering van de vaart.
Welke techniek heb ik nodig voor een concert op een boot?: Plan minimaal speakers, een mengpaneel, microfoons, statieven, instrumentmicrofoons, DI-boxen, audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen. Test alles vóór de gasten aan boord komen en houd kabelmatten, acculampen en reservebatterijen beschikbaar voor veilige looproutes en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.