Eine Bildungsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Bildungsmesse müssen Schulen, Aussteller, Besucher und Präsentationen zeitlich zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre anschließend die teilnehmenden Schulen und öffne die Anmeldung. Danach folgen Ausstellerplanung, Programm, Catering und Drucksachen. In der letzten Woche geht es vor allem um Namensschilder, Beschilderung, Besucherliste und technische Tests. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Registrierung, Stände, Präsentationen und Lieferungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmende Schulen kontaktieren
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Social-Media-Beiträge posten
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Aussteller einteilen
2 Personen
9
Programm zusammenstellen
2 Personen
10
Präsentationszeiten bestätigen
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Drucksachen bestellen
13
Reservierungen prüfen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Beschilderung vorbereiten
16
Besucherliste aktualisieren
17
Ausstellerinformationen per E-Mail senden
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Flyer nach Stand sortieren
2 Personen
22
Präsentationen testen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
26
Standwände aufstellen
4 Personen
27
Standnummern aufhängen
2 Personen
28
Aussteller empfangen
3 Personen
29
Standmaterialien verteilen
3 Personen
30
Flyer und Broschüren auslegen
4 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
33
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
36
Technik erneut überprüfen
2 Personen
37
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
38
Standaussteller briefen
2 Personen

Event

39
Türen öffnen
3 Personen
40
Besucher registrieren
4 Personen
41
Programm verteilen
2 Personen
42
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
43
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Snacks auffüllen
2 Personen
47
Präsentationen ankündigen
48
Präsentationen betreuen
2 Personen
49
Technik bei Präsentationen bedienen
50
Toiletten kontrollieren
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Informationsfragen beantworten
2 Personen
53
Pausen für Aussteller regeln
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Besucherströme lenken
2 Personen
56
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
57
Besucher über Schließung informieren
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
60
Flyer und Materialien sammeln
3 Personen
61
Geschirr sammeln
2 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Standwände abbauen
4 Personen
64
Technik ausschalten
2 Personen
65
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
66
Abfall trennen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Materialien prüfen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Catering zurückgeben
2 Personen
71
Registrierungsdaten archivieren
72
Dankes-E-Mails versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 30
Besucher-StühleAnz. 120
RegistrierungstischeAnz. 3
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 12
TischröckeAnz. 30
HockerAnz. 24
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

PräsentationslaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 4
LadestationenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
HandkarrenAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

StandwändeAnz. 30
StandnummernAnz. 30
Roll-Up-BannerAnz. 6
PflanzenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 40
StiftehalterAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtkabelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 400
LanyardsAnz. 400
RegistrierungsformulareAnz. 400
KlemmbretterAnz. 10
TresenstifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 400

Büro

ProgrammflyerAnz. 500
AusstellerordnerAnz. 40
A4-PapierAnz. 5
Druckerpapier farbigAnz. 3
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
StifteAnz. 40
StifteAnz. 100
Post-itsAnz. 20
TackerAnz. 4
BüroklammernAnz. 6
UmschlägeAnz. 100
MessetaschenAnz. 400

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
GummihandschuheAnz. 12
WarnschilderAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
AbsperrbandAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
ArbeitshandschuheAnz. 12
ErsatzpfeileAnz. 20

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und bestätige die teilnehmenden Schulen frühzeitig. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn die wichtigsten Angaben zu Zeiten, Ort und Zielgruppe feststehen.
Plane Präsentationszeiten mit festen Zeitfenstern und bestätige sie spätestens 7 Tage vorher. Teste für jede Präsentation Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und passende Adapter.
Ordne Aussteller nach Stand und verschicke ihre Informationen mindestens 5 Tage vor der Messe. Sortiere Flyer und Materialien anschließend standweise, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und reserviere das Catering nach der ersten belastbaren Teilnehmerzahl. Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend und plane zusätzlich Tassen, Gläser, Teller und Besteck ein.
Bereite Namensschilder, Besucherliste und Beschilderung spätestens am Vortag vor. Öffne die Location mit genügend Vorlauf für Tische, Stühle, Registrierung, Lieferungen und Kabelkanäle; rechne für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bildungsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Schulen. Einladungen und Anmeldung sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen, damit Aussteller und Catering planbar werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Bildungsmesse geöffnet werden?: Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Ort und die wichtigsten Programminformationen bestätigt sind, idealerweise 6 Wochen vorher. Aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche und in den letzten 3 Tagen täglich.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Bildungsmesse?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Stände, Beschilderung und Technik ein. Für viele Präsentationsstände oder mehrere Lieferungen sind 3 Stunden sicherer.
Wann muss man die Technik für eine Bildungsmesse testen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe jeden Präsentationslaptop mit Projektor, HDMI-Kabel und Adapter. Lege Ersatzkabel und Verlängerungskabel direkt an den jeweiligen Präsentationsplatz.

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