Zo organiseer je een onderwijsbeurs zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste blokken: deelnemers werven, bezoekers registreren, programma maken en de beurs praktisch inrichten. Benader scholen vroeg, omdat hun aanwezigheid bepaalt hoeveel standtafels, stoelen en presentatiemomenten je nodig hebt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig presentatietijden afzonderlijk. Plan in de laatste week een controle van techniek, drukwerk, leveringen en indeling; juist daar ontstaan op de beursdag de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemende scholen benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Socialmediaberichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders indelen
2 personen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Presentatietijden bevestigen
11
Catering reserveren
2 personen
12
Drukwerk bestellen
13
Reserveringen controleren
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Bewegwijzering voorbereiden
16
Bezoekerslijst bijwerken
17
Standhoudersinformatie mailen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Folders per stand sorteren
2 personen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Leveringen ontvangen
3 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
26
Standwanden plaatsen
4 personen
27
Standnummers ophangen
2 personen
28
Standhouders ontvangen
3 personen
29
Standmaterialen uitdelen
3 personen
30
Folders en brochures uitstallen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Presentatieruimte inrichten
3 personen
36
Techniek opnieuw controleren
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
38
Briefing standhouders geven
2 personen

Event

39
Deuren openen
3 personen
40
Bezoekers registreren
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Standhouders ondersteunen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes aanvullen
2 personen
47
Presentaties aankondigen
48
Presentaties begeleiden
2 personen
49
Techniek tijdens presentaties bedienen
50
Toiletten controleren
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Informatievragen beantwoorden
2 personen
53
Pauzes voor standhouders regelen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
56
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
57
Bezoekers informeren over sluiting
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Standhouders laten afbouwen
4 personen
60
Folders en materialen verzamelen
3 personen
61
Servies verzamelen
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Standwanden demonteren
4 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering retourneren
2 personen
71
Registratiegegevens archiveren
72
Bedankmails versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 3
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 12
Tafelrokkenaantal 30
Krukkenaantal 24
Kledingrekkenaantal 6

Apparatuur

Presentatielaptopsaantal 4
Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Presentatieklikkersaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Kabelgotenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Standwandenaantal 30
Standnummersaantal 30
Rolbannersaantal 6
Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambordhoudersaantal 40
Pennenbakjesaantal 30

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 400
Lanyardsaantal 400
Registratieformulierenaantal 400
Klembordenaantal 10
Baliepennenaantal 30
Polsbandjesaantal 400

Kantoor

Programmaflyersaantal 500
Standhoudersmappenaantal 40
A4-papieraantal 5
Printpapier kleuraantal 3
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Scharenaantal 8
Stiftenaantal 40
Pennenaantal 100
Post-itsaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Paperclipsaantal 6
Enveloppenaantal 100
Beurstassenaantal 400

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Markeerlintaantal 4
Kabelbindersaantal 200
Werkhandschoenenaantal 12
Reservepijlenaantal 20

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en verwerk aanmeldingen minimaal wekelijks. Noteer per deelnemer ook de standbehoefte, contactpersoon en eventuele dieetwensen, zodat je later niet opnieuw hoeft na te vragen.
Maak de standindeling pas definitief nadat de deelnemende scholen hebben bevestigd. Houd bij de indeling rekening met loopruimte, bezoekersstoelen, registratietafels en de route naar presentaties.
Bevestig presentatietijden uiterlijk één week vooraf en test per presentatie de laptop, projector, het scherm, de HDMI-kabel en eventuele adapter. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar voordat de eerste standhouder arriveert.
Bestel drukwerk en bereid naamkaartjes en bewegwijzering uiterlijk enkele werkdagen voor de beurs voor. Sorteer folders per stand en maak daarnaast één actuele bezoekerslijst voor de registratiebalie.
Plan op de beursdag een opbouwblok vóór de ontvangst van bezoekers: tafels en stoelen klaarzetten, leveringen aannemen, dranken koelen en presentaties testen. Gebruik handkarren voor materiaal en controleer bij opening nog één keer de stands, techniek en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een onderwijsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Deelnemende scholen benaderen, aanmeldingen verwerken, catering reserveren en drukwerk bestellen vragen meer doorlooptijd dan de opbouw zelf.
Wanneer moet ik scholen uitnodigen voor een onderwijsbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen zodra datum en locatie bevestigd zijn, idealiter 8 weken voor de beurs. Geef scholen daarna een duidelijke aanmeldtermijn van ongeveer 2 tot 3 weken.
Wanneer maak je de indeling van stands en presentaties?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en bevestig die uiterlijk 1 week vooraf. De definitieve presentatietijden stuur je tegelijk met de standhoudersinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een onderwijsbeurs?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Daarin passen het klaarzetten van tafels en stoelen, registratietafels, bewegwijzering, techniek, folders, catering en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.