Organiser un salon de l’enseignement, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis obtenez rapidement la confirmation des écoles participantes. Ouvrez ensuite les inscriptions, diffusez les invitations et rassemblez les besoins alimentaires et techniques. La préparation se joue surtout dans la répartition des stands, le programme des présentations et la vérification du matériel audiovisuel. Prévoyez une dernière validation quelques jours avant l’ouverture pour éviter les badges manquants, les horaires contradictoires et les livraisons non réceptionnées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les écoles participantes
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier des messages sur les réseaux sociaux
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les exposants
2 personnes
9
Établir le programme
2 personnes
10
Confirmer les horaires de présentation
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Commander les imprimés
13
Vérifier les réservations
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Préparer la signalétique
16
Mettre à jour la liste des visiteurs
17
Envoyer les informations aux exposants par e-mail
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Trier les brochures par stand
2 personnes
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Réception des livraisons
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Installer les parois des stands
4 personnes
27
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
28
Accueillir les exposants
3 personnes
29
Distribuer les supports de stand
3 personnes
30
Présenter les dépliants et brochures
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Brancher les machines à café
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
36
Revérifier la technique
2 personnes
37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
38
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

39
Ouvrir les portes
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Soutenir les exposants
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
47
Annoncer les présentations
48
Animer les présentations
2 personnes
49
Gérer la technique pendant les présentations
50
Vérifier les toilettes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Répondre aux questions d’information
2 personnes
53
Organiser les pauses des exposants
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
56
Animer les dernières présentations
2 personnes
57
Informer les visiteurs de la fermeture
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Rassembler les brochures et les supports
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Vérifier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Retourner le catering restant
2 personnes
71
Archiver les données d'inscription
72
Envoyer les e-mails de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 12
Jupes de tableqté 30
Tabouretsqté 24
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Ordinateurs portables de présentationqté 4
Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 3
Cliques de présentationqté 4
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 6
Chariots à mainqté 2
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Panneaux de standqté 30
Numéros de standqté 30
Bannières enroulablesqté 6
Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 40
Pots à stylosqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Câbles d'éclairageqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 400
Lanyardsqté 400
Formulaires d’inscriptionqté 400
Presse-papiersqté 10
Stylos de comptoirqté 30
Braceletsqté 400

Bureau

Flyers du programmeqté 500
Dossiers des exposantsqté 40
Papier A4qté 5
Papier couleur imprimanteqté 3
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 40
Stylosqté 100
Post-itqté 20
Agrafeusesqté 4
Trombonesqté 6
Enveloppesqté 100
Sacs de salonqté 400

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12
Panneaux d'avertissementqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 200
Gants de travailqté 12
Flèches de rechangeqté 20

Conseils

Demandez aux écoles leurs besoins techniques au moins 3 semaines avant le salon : ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, adaptateur ou rallonge. Testez chaque présentation avant l’accueil du public.
Fixez la répartition des exposants 10 à 14 jours à l’avance et envoyez un plan avec les horaires, l’accès au lieu et les consignes de montage. Cela évite les changements de dernière minute à l’arrivée.
Fermez les inscriptions visiteurs 24 à 48 heures avant l’événement pour mettre à jour la liste et préparer les badges nominatifs. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions sur place.
Prévoyez une table d’inscription distincte des tables de stand, avec des chaises, des stylos et une liste imprimée. Placez la signalétique dès l’entrée afin que les visiteurs trouvent rapidement les stands et les présentations.
Réceptionnez les livraisons avant l’ouverture et contrôlez les boissons, la vaisselle, les brochures et le matériel dans la même demi-journée. Refroidissez les boissons à l’avance et triez les brochures par stand pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’enseignement ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les écoles, le lieu, le formulaire d’inscription et le programme doivent être suffisamment avancés 3 semaines avant l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il confirmer les écoles participantes ?: Demandez une confirmation définitive 4 à 6 semaines avant le salon. Fixez ensuite les horaires de présentation et la répartition des stands au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand préparer les badges et la liste des visiteurs ?: Mettez à jour la liste 24 à 48 heures avant l’accueil et préparez les badges à partir de cette version. Prévoyez environ 5 à 10 % de badges vierges pour les visiteurs non préinscrits.
Quand tester les présentations et le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test 3 à 5 jours avant le salon, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, câble HDMI, adaptateur et multiprise.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.