Cómo organizar una feria educativa sin perder detalles

Una feria educativa necesita más coordinación que una simple jornada de puertas abiertas: participan varias escuelas, hay expositores, presentaciones y visitantes con horarios distintos. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después trabaja hacia fuera: escuelas, inscripciones, puestos, programa y logística. Las últimas 48 horas deben reservarse para comprobar reservas, probar presentaciones, enfriar bebidas y preparar la señalización. Así evitas que un cable, una preferencia alimentaria o un cambio de horario te sorprenda el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar mensajes en redes sociales
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar puestos a los expositores
2 personas
9
Elaborar el programa
2 personas
10
Confirmar horarios de presentación
11
Reservar el catering
2 personas
12
Encargar material impreso
13
Comprobar las reservas
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Preparar la señalización
16
Actualizar la lista de visitantes
17
Enviar por correo la información para expositores
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Clasificar los folletos por stand
2 personas
22
Probar presentaciones
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Recibir entregas
3 personas
25
Montar mesas y sillas
5 personas
26
Instalar los paneles del stand
4 personas
27
Colgar los números de stand
2 personas
28
Recibir a los expositores
3 personas
29
Repartir materiales del stand
3 personas
30
Exponer folletos y prospectos
4 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Conectar las máquinas de café
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Preparar el espacio de presentación
3 personas
36
Volver a comprobar la técnica
2 personas
37
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
38
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

39
Abrir las puertas
3 personas
40
Registrar a los visitantes
4 personas
41
Repartir el programa
2 personas
42
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
43
Apoyar a los expositores
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer los aperitivos
2 personas
47
Anunciar presentaciones
48
Coordinar presentaciones
2 personas
49
Operar la técnica durante las presentaciones
50
Comprobar los baños
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Responder a preguntas de información
2 personas
53
Organizar las pausas para los expositores
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
56
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
57
Informar a los visitantes sobre el cierre
58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

59
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
60
Reunir folletos y materiales
3 personas
61
Recoger la vajilla
2 personas
62
Recoger mesas y sillas
5 personas
63
Desmontar los paneles del stand
4 personas
64
Apagar la técnica
2 personas
65
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Comprobar los materiales
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Devolver el catering sobrante
2 personas
71
Archivar los datos de registro
72
Enviar correos de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 30
Sillas para visitantescant. 120
Mesas de registrocant. 3
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 12
Faldones para mesascant. 30
Taburetescant. 24
Percheroscant. 6

Equipo

Portátiles para presentacionescant. 4
Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 4
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Carritos de manocant. 2
Canaletas para cablescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Paredes para standscant. 30
Números de standcant. 30
Banners enrollablescant. 6
Plantascant. 12
Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portanombrescant. 40
Portalápicescant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 4

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 400
Lanyardscant. 400
Formularios de registrocant. 400
Portapapelescant. 10
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Pulserascant. 400

Oficina

Folletos del programacant. 500
Carpetas para los expositorescant. 40
Papel A4cant. 5
Papel de impresión de colorcant. 3
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Tijerascant. 8
Rotuladorescant. 40
Bolígrafoscant. 100
Post-itscant. 20
Grapadorascant. 4
Clipscant. 6
Sobrescant. 100
Bolsas para feriacant. 400

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Guantes de gomacant. 12
Señales de advertenciacant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Cinta de señalizacióncant. 4
Bridascant. 200
Guantes de trabajocant. 12
Flechas de reservacant. 20

Consejos

Cierra la fecha y contacta con las escuelas antes de abrir las inscripciones. Pide a cada participante el nombre del expositor, sus necesidades técnicas y el horario preferido con al menos 4 semanas de margen.
Abre el formulario de inscripción cuando ya puedas comunicar lugar, horario y programa provisional. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio y actualiza la lista de visitantes al menos una vez por semana.
Asigna los puestos antes de encargar la señalización y clasifica los folletos por stand. Envía a los expositores la información de montaje, acceso y horarios por correo entre 7 y 10 días antes.
Prueba cada presentación con el portátil, proyector, pantalla, cable HDMI y adaptadores que se usarán en la feria. Hazlo como mínimo 24 horas antes y prepara cables alargadores, regletas y canaletas para evitar conexiones improvisadas.
Reserva el catering y comprueba las entregas el día anterior. El día del evento abre el lugar con 2 horas de antelación para montar mesas y sillas, recibir materiales, colocar nombres y dejar listas las bebidas frías.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, contactar con las escuelas, abrir inscripciones, asignar puestos y encargar material impreso sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una feria educativa?: Envíalas cuando la fecha, la ubicación y el horario básico estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía un recordatorio 7 días antes con la información práctica para visitantes.
¿Cuándo hay que probar los equipos de las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones al abrir el lugar. Prueba también los adaptadores HDMI, micrófonos inalámbricos, altavoces y pulsadores de presentación, no solo el portátil y el proyector.
¿A qué hora hay que llegar para montar la feria educativa?: Abre la ubicación aproximadamente 2 horas antes de la llegada de los visitantes. Ese tiempo cubre el montaje de mesas y sillas, la recepción de entregas, la señalización, el registro y cualquier ajuste técnico de última hora.

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