Organiser un salon de l’enseignement sans rien oublier

Un salon de l’enseignement demande de coordonner les établissements, les visiteurs, les présentations et la logistique sur une même journée. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, la répartition des stands et le programme. Les dernières vérifications concernent surtout les badges, les brochures, les tests techniques et l’accueil des livraisons. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 82 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être traitées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les écoles participantes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les horaires de présentation
Réserver le catering
2 personnes
Commander les imprimés
Vérifier les réservations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer les informations aux exposants par e-mail
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les brochures par stand
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Présenter les dépliants et brochures
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Gérer la technique pendant les présentations
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions d’information
2 personnes
Organiser les pauses des exposants
Servir les repas diététiques
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Animer les dernières présentations
2 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les brochures et les supports
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le catering restant
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer les e-mails de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 12
Jupes de tableqté 30
Tabouretsqté 24
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Ordinateurs portables de présentationqté 4
Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 3
Cliques de présentationqté 4
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 6
Chariots à mainqté 2
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Panneaux de standqté 30
Numéros de standqté 30
Bannières enroulablesqté 6
Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 40
Pots à stylosqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Câbles d'éclairageqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 400
Lanyardsqté 400
Formulaires d’inscriptionqté 400
Presse-papiersqté 10
Stylos de comptoirqté 30
Braceletsqté 400

Bureau

Flyers du programmeqté 500
Dossiers des exposantsqté 40
Papier A4qté 5
Papier couleur imprimanteqté 3
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 40
Stylosqté 100
Post-itqté 20
Agrafeusesqté 4
Trombonesqté 6
Enveloppesqté 100
Sacs de salonqté 400

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12
Panneaux d'avertissementqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 200
Gants de travailqté 12
Flèches de rechangeqté 20

Conseils

Demande les besoins alimentaires dès l’ouverture des inscriptions, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon. Les demandes reçues tardivement sont les plus faciles à oublier.
Prévois un ordinateur, un projecteur, un écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et une rallonge pour chaque espace de présentation. Teste chaque combinaison au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Prépare les badges nominatifs et trie les brochures par stand la veille. Garde une petite réserve de badges vierges et de documents près de la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
Envoie aux exposants leurs horaires de présentation, leur emplacement et les consignes d’installation 3 à 5 jours avant l’événement. Demande-leur de signaler immédiatement tout besoin supplémentaire en mobilier ou en équipement.
Ouvre le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, la signalétique et les tables d’inscription avant l’accueil. Réserve au moins 60 minutes pour réceptionner les livraisons, refroidir les boissons et vérifier les branchements.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’enseignement ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les écoles, ouvrir les inscriptions, réserver le traiteur et commander les imprimés.
Quand envoyer les invitations pour un salon de l’enseignement ?: Envoie une première invitation environ 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Ferme ou vérifie les inscriptions quelques jours avant afin de mettre à jour la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de l’enseignement ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, les chaises, les stands, la signalétique et l’équipement technique. Ajoute 30 à 60 minutes si plusieurs livraisons ou présentations doivent être testées.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’enseignement ?: Vérifie les réservations, les badges, la liste des visiteurs, les brochures, le programme et les informations envoyées aux exposants. Contrôle aussi les ordinateurs, projecteurs, microphones, câbles, rallonges et multiprises, puis mets les boissons au frais si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.