Checklist para organizar una feria educativa sin olvidos

Una feria educativa necesita más coordinación que una simple jornada de puertas abiertas. Primero se cierran la fecha y el lugar, después se contacta con las escuelas y se abren las inscripciones. En las semanas previas hay que asignar puestos, cerrar el programa, recoger preferencias dietéticas y enviar la información a los expositores. El último día se comprueban las reservas, se preparan acreditaciones y señalización, y se prueban portátiles, proyectores, micrófonos y cables antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar horarios de presentación
Reservar el catering
2 personas
Encargar material impreso
Comprobar las reservas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la señalización
Actualizar la lista de visitantes
Enviar por correo la información para expositores
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar los folletos por stand
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Exponer folletos y prospectos
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Conectar las máquinas de café
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Volver a comprobar la técnica
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Operar la técnica durante las presentaciones
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder a preguntas de información
2 personas
Organizar las pausas para los expositores
Servir comidas especiales
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir folletos y materiales
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de registro
Enviar correos de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 30
Sillas para visitantescant. 120
Mesas de registrocant. 3
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 12
Faldones para mesascant. 30
Taburetescant. 24
Percheroscant. 6

Equipo

Portátiles para presentacionescant. 4
Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 4
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Carritos de manocant. 2
Canaletas para cablescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Paredes para standscant. 30
Números de standcant. 30
Banners enrollablescant. 6
Plantascant. 12
Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portanombrescant. 40
Portalápicescant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 4

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 400
Lanyardscant. 400
Formularios de registrocant. 400
Portapapelescant. 10
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Pulserascant. 400

Oficina

Folletos del programacant. 500
Carpetas para los expositorescant. 40
Papel A4cant. 5
Papel de impresión de colorcant. 3
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Tijerascant. 8
Rotuladorescant. 40
Bolígrafoscant. 100
Post-itscant. 20
Grapadorascant. 4
Clipscant. 6
Sobrescant. 100
Bolsas para feriacant. 400

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Guantes de gomacant. 12
Señales de advertenciacant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Cinta de señalizacióncant. 4
Bridascant. 200
Guantes de trabajocant. 12
Flechas de reservacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y la participación de las escuelas antes de abrir el formulario de inscripción. Así evitas publicar una convocatoria con horarios o expositores todavía provisionales.
Envía a cada expositor su puesto, horario de presentación y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Pide que confirmen si traen portátil propio o necesitan proyector, pantalla, micrófono o adaptadores HDMI.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering entre 5 y 7 días antes. No esperes al montaje para contar asistentes: actualiza la lista de visitantes hasta el cierre que hayas fijado.
Clasifica los folletos por stand y prepara las tarjetas de nombre y la señalización antes de abrir el recinto. Deja cables HDMI, alargadores, regletas y canaletas juntos para que el equipo de montaje no pierda tiempo buscándolos.
Reserva tiempo específico para una prueba técnica completa antes de la llegada del público. Enciende cada portátil, prueba las presentaciones, comprueba los proyectores y micrófonos, y coloca las mesas, sillas y estaciones de carga según el plano.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar escuelas, abrir inscripciones, asignar puestos, encargar material impreso y cerrar el programa sin improvisaciones.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una feria educativa?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y publica recordatorios durante las 2 semanas siguientes. Cierra o revisa la lista de visitantes entre 3 y 5 días antes para ajustar catering, sillas y materiales.
¿Cuándo se confirma el catering de una feria educativa?: Haz una primera reserva unos 10 días antes y confirma el número final y las dietas entre 5 y 7 días antes. Incluye bebidas, tazas, vasos, platos, cubiertos y cucharillas en la comprobación.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir el lugar. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, adaptadores, micrófonos inalámbricos, altavoces y alimentación eléctrica.

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