Qué necesitas para organizar un congreso educativo

Un congreso educativo necesita más que una sala y un programa: hay que preparar acreditaciones, presentaciones, pausas de café y equipos que funcionen durante toda la jornada. Esta lista reúne el material que conviene comprar o llevar, desde sillas y menaje hasta proyectores, micrófonos y cables. Calcula las cantidades según el número de participantes y reserva con antelación lo que pueda agotarse o requiera instalación. Así evitarás descubrir el mismo día que falta un adaptador, una jarra o una copia del programa.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesas plegablescant. 6
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 130
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Portátilescant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Memorias USBcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cucharones de servircant. 12
Cuchillos de pancant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3

Presentación

Rotafolioscant. 6
Blocs de papel para rotafoliocant. 12
Rotuladorescant. 48
Bloc de notascant. 130
Bolígrafoscant. 150
Portatarjetas de nombrecant. 130
Portalápicescant. 12
Carpetas de presentacióncant. 10
Señales de orientacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 6
Bandejascant. 8

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 10 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Té helado - 4 botellas
- Agua con gas - 4 botellas
- Bollos - 150 stuks
- Pan integral - 8 panes
- Mini croissants - 150 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mermelada - 4 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 10 unidades
- Pimiento - 20 unidades
- Zanahorias - 5 kilos
- Tomates cherry - 4 kilo
- Manzanas - 150 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 100 unidades
- Yogur - 10 kilos
- Muesli - 4 kilo
- Miel - 2 tarros
- Granola - 3 kilo
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Panecillos veganos - 20 piezas
- Queso vegano - 1 kilo
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Barritas de avena - 150 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Palitos salados - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Wraps - 120 unidades
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Pesto - 4 frascos
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Albahaca fresca - 6 ramos
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Guantes de goma - 12 pares
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula el menaje para el número máximo de asistentes, no para la inscripción media: añade aproximadamente un 10 % de tazas, vasos, platos y cubiertos para cubrir roturas y reposiciones.
Prepara una estación de café con jarras, termos, tazas y cucharillas suficientes para la primera pausa. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora.
Prueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos, altavoces y pulsadores al menos 24 horas antes; lleva cables alargadores, regletas y canaletas para cada sala.
Guarda las presentaciones en dos memorias USB y en un portátil de respaldo. Recopílalas como mínimo el día anterior para comprobar formatos, vídeos y fuentes.
Enfría las bebidas y organiza las neveras portátiles la víspera. Coloca por separado el material de acreditación, las tarjetas con nombres, los certificados y las copias impresas del programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso educativo?: Prepara una silla por participante inscrito y añade un margen del 5 al 10 %. Para 100 asistentes, calcula entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuánta agua y café compro para un congreso?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona cada hora adicional. Para 100 participantes y una jornada de 6 horas, parte de unas 700 a 900 raciones, ajustando según la duración de las pausas.
¿Cuándo debo preparar el material técnico del congreso?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cable y regleta en la sala donde se utilizará.
¿Cuándo tengo que recopilar las presentaciones de los ponentes?: Pídelas como mínimo 24 horas antes del congreso y revisa los archivos ese mismo día. Lleva una copia en dos memorias USB y en un portátil para poder sustituir un equipo si falla.

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