Que faut-il prévoir pour un congrès de l’éducation ?

Pour un congrès de l’éducation, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi prévoir la vaisselle, l’eau, le matériel de présentation et les solutions de branchement pour plusieurs salles. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures avant l’arrivée des intervenants et des participants. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge de 10 % pour les verres, les documents et les consommables.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Tables pliantesqté 6
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Clés USBqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Présentation

Paperboardsqté 6
Blocs de paperboardqté 12
Marqueursqté 48
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Porte-nomsqté 130
Pots à stylosqté 12
Chemises de présentationqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Compositions floralesqté 6
Plateauxqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Petits pains - 150 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini croissants - 150 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Jambon - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 100 pièces
- Yaourt - 10 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Miel - 2 pots
- Granola - 3 kilos
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Fromage vegan - 1 kilo
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Barres d’avoine - 150 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Wraps - 120 pièces
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Pesto - 4 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Basilic frais - 6 bouquets
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par demi-journée, puis ajoutez 10 % de réserve. Les carafes doivent être réparties dans chaque salle et renouvelées pendant les pauses.
Pour une pause café, comptez deux tasses par personne si elle dure toute la matinée. Préparez les machines à café, les bouilloires et les thermos au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Réservez un ordinateur portable, un projecteur et un écran pour chaque salle équipée. Ajoutez au minimum une rallonge et une multiprise par poste technique, puis testez chaque présentation avant le jour du congrès.
Prévoyez environ 5 à 10 % de badges vierges en plus de la liste définitive des participants. Imprimez les badges au plus tard la veille, car les inscriptions et corrections de noms arrivent souvent dans les dernières 24 heures.
Ne regroupez pas tout le matériel dans une seule salle : placez les micros, pieds de micro, cliques de présentation, câbles et clés USB dans la salle où ils seront utilisés. Gardez une clé USB de secours avec les présentations finales à l’accueil technique.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès de l’éducation ?: Comptez un verre par participant et par demi-journée, avec 10 % de réserve. Pour 100 personnes sur une journée, prévoyez donc environ 220 verres si vous ne pouvez pas les laver entre les pauses.
Combien de café prévoir par personne pour un congrès ?: Prévoyez 2 à 3 tasses par personne pour la première pause, puis 1 à 2 tasses pour chaque pause suivante. Pour 100 participants et deux pauses, cela représente environ 400 à 500 tasses de café.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test 24 à 48 heures avant le congrès, puis une vérification finale au moins 60 minutes avant l’accueil. Testez chaque ordinateur, projecteur, microphone, haut-parleur et présentation dans la salle prévue.
Combien de badges imprimer pour les participants ?: Imprimez un badge par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 100 inscrits, préparez donc 105 à 110 badges afin de gérer les changements de nom et les inscriptions tardives.

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