Bewerbungsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe das Anmeldeformular spätestens drei Wochen vor dem Workshop und erfasse neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. So kannst du die Cateringmenge rechtzeitig anpassen.
• Aktualisiere Arbeitsblätter, Übungsstellen und Präsentation mindestens eine Woche vorher gemeinsam. Drucke zusätzlich einige Exemplare mehr als die Zahl der angemeldeten Personen aus.
• Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag im tatsächlichen Raum. Ein Adapter oder ein fehlendes Kabel fällt sonst oft erst beim ersten Vortrag auf.
• Plane den Registrierungstisch 30 Minuten vor Beginn ein: Teilnehmerliste, Namensschilder, Programme, Stifte und Arbeitsmappen sollten dort bereits sortiert bereitliegen.
• Rechne für die Kaffeepause pro Person mindestens eine Tasse Kaffee oder Tee und ein Trinkglas Wasser ein. Stelle Thermoskannen, Becher, Teller und Teelöffel vor Beginn bereit, nicht erst während der Pause.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Bewerbungsworkshop organisieren?

Beginne etwa vier Wochen vorher mit der Raumreservierung, dem Anmeldeformular und den Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Teilnehmerzahl, Unterlagen, Catering und Technik feststehen.

Wie viele Arbeitsblätter soll ich für einen Bewerbungsworkshop drucken?

Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Set und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 20 Teilnehmenden sind das 22 Sets, damit Nachdrucke oder beschädigte Blätter kein Problem werden.

Wann sollte ich die Erinnerung an die Teilnehmenden verschicken?

Sende die Erinnerung drei bis fünf Tage vor dem Workshop. Nenne darin Beginn, Adresse, Anreisehinweise, benötigte Unterlagen und die Möglichkeit, Änderungen bei Ernährungswünschen mitzuteilen.

Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?

Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Davon entfallen ungefähr 30 Minuten auf Tische und Stühle, 30 Minuten auf Technik und 30 Minuten auf Registrierungstisch, Beschilderung, Arbeitsmappen und Getränke.