Einen Autorenbesuch Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Autorenbesuch entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Legen Sie zuerst Termin und Programm fest, buchen Sie den Autor und reservieren Sie den Raum. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Technik und die Bestellung der Bücher. Am Veranstaltungstag brauchen Empfang, Lesung, Büchertisch und Bewirtung jeweils einen eigenen Platz und eine verantwortliche Person. Planen Sie außerdem Zeit für einen vollständigen Techniktest ein – nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Autor buchen
- 3
Location reservieren
- 4
Technik abstimmen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Programm an Teilnehmer senden
- 10
Bücher für den Verkauf bestellen
- 11
Autoreninformationen sammeln
- 12
Präsentationsdateien erhalten
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Bücher und Materialien bereitstellen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
- 18
Ort überprüfen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 22
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
- 23
Ton testen
2 Personen
- 24
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Event
- 27
Autor empfangen
2 Personen
- 28
Besucher registrieren
3 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 30
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 31
Autor vorstellen
- 32
Vortrag begleiten
2 Personen
- 33
Fragerunde moderieren
- 34
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Bücher verkaufen
2 Personen
- 37
Bücher signieren lassen
2 Personen
- 38
Snacks servieren
3 Personen
- 39
Abschied von Autor organisieren
2 Personen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Bücher und Kasse zählen
2 Personen
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Saal reinigen
3 Personen
- 47
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 48
Unverkaufte Bücher zurückgeben
- 49
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Büchertisch
- Rednertisch
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Schreibwaren
- NamensschilderAnz. 80
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 80
- FlipchartblockAnz. 2
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 6
- LesezeichenAnz. 100
Dekoration
- Willkommensbanner
- TischdeckenAnz. 6
- Namensschild Autor
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klären Sie spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin, wie lange Lesung, Gespräch und Fragerunde dauern. Erst danach lassen sich Einladungen, Raumaufteilung und der Zeitplan zuverlässig festlegen.
- Fordern Sie Präsentationsdateien und Autoreninformationen mindestens sieben Tage vorher an. Prüfen Sie dabei auch, ob Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel zusammenpassen.
- Schließen Sie die Technik am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn an und testen Sie Ton, Mikrofon und Bild mit genau den Dateien, die verwendet werden. Ein Ersatzkabel und ein tragbarer Lautsprecher verhindern Verzögerungen.
- Führen Sie die Anmeldungen laufend in einer aktuellen Teilnehmerliste und erfassen Sie Ernährungswünsche bis spätestens drei Tage vor dem Besuch. Drucken Sie die Liste und Namensschilder zusätzlich aus, falls Empfang oder Internet ausfallen.
- Bestellen Sie Bücher für den Verkauf nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldung. Richten Sie den Büchertisch vor dem Einlass ein und trennen Sie ihn räumlich vom Empfang, damit Gespräche und Verkäufe den Beginn der Lesung nicht blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Autor für eine Lesung buchen?
- Kontaktieren und buchen Sie den Autor idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem gewünschten Termin. So bleibt Zeit, Datum, Honorar, Programm und technische Anforderungen abzustimmen.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Autorenbesuch verschicken?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vorher. Setzen Sie den Anmeldeschluss auf drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung, damit Teilnehmerzahl, Namensschilder und Bewirtung planbar sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Autorenbesuch?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für Raum, Stühle, Tische, Büchertisch und Technik ein. Der eigentliche Ton- und Bildtest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wie viele Bücher sollte man für den Büchertisch bestellen?
- Orientieren Sie sich zunächst an den Anmeldungen und bestellen Sie zusätzlich etwa 10 bis 20 Prozent Reserve. Bei 30 erwarteten Gästen entspricht das ungefähr 33 bis 36 Büchern, sofern der Autor keine andere Empfehlung gibt.
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