Checklist voor een goed georganiseerde sollicitatietraining

Een sollicitatietraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainer en een presentatie. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, oefeningen en rollenspellen logisch indelen en controleren of iedereen met de juiste werkbladen kan werken. Ook kleine zaken, zoals naambadges, een timer en een geteste HDMI-kabel, bepalen hoe soepel de dag verloopt. Met deze checklist werk je van de eerste uitnodiging naar een ingerichte trainingsruimte en een duidelijke start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Trainers vastleggen
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
Oefencasussen selecteren
2 personen
Sollicitatievragen voorbereiden
2 personen
Rollenspellen indelen
Deelnemersinformatie versturen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Presentatie afronden
Werkbladen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Aanwezigheidslijst maken
Techniek testen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Presentatie opstarten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma toelichten
Theorie presenteren
Pauzedranken serveren
2 personen
Sollicitatiegesprekken oefenen
3 personen
Feedbackrondes begeleiden
3 personen
Broodmaaltijd serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Netwerkoefeningen begeleiden
2 personen
Persoonlijke pitches oefenen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Evaluatieformulieren uitdelen
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Techniek uitschakelen
Overgebleven eten koelen
Deelnemers bedanken
Certificaten versturen
Evaluatieformulieren verwerken
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlenghaspelaantal 2
Stekkerdoosaantal 4
Draadloze presenter
Timeraantal 2

Presentatiemateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 10
Paperclips
Nietmachine
Nietjes

Registratie

Naambadgehoudersaantal 24
Polsbandjesaantal 24
Documentmappenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan trainers, trainingsprogramma en oefencasussen uiterlijk 3 weken vooraf. Dan is er nog tijd om sollicitatievragen en rollenspellen op elkaar af te stemmen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bestel de catering uiterlijk 7 dagen voor de training. Controleer daarna het deelnemersaantal opnieuw voordat je bestelt.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, voorbereiding en wat ze tijdens de rollenspellen kunnen verwachten.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlenghaspel en stekkerdoos uiterlijk de dag ervoor. Leg daarnaast een flip-over, whiteboardstiften en een timer klaar als alternatief.
Richt de ruimte minstens 60 minuten voor aanvang in. Leg werkbladen, notitieblokken, balpennen en naambadges per deelnemer klaar en houd de aanwezigheidslijst bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sollicitatietraining organiseren?: Begin idealiter 3 tot 4 weken van tevoren. In die periode kun je trainers vastleggen, deelnemers verzamelen, rollenspellen indelen en de locatie reserveren.
Wanneer moet ik deelnemers bevestigen voor een sollicitatietraining?: Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de training. Vraag tegelijk dieetwensen op en stuur de praktische deelnemersinformatie minimaal 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, techniek, materialen, catering en registratie. Test de presentatie en apparatuur bij voorkeur al de dag ervoor.
Wat moet ik doen als de beamer niet werkt tijdens de sollicitatietraining?: Zorg uiterlijk een dag vooraf voor een alternatief, zoals een flip-over of whiteboard. Controleer ook een reserve-HDMI-kabel en leg de presentatie lokaal op de laptop vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.