Was brauche ich für ein Benefizkonzert?

Für ein Benefizkonzert brauchst du mehr als Bühne und Mikrofone: Getränke, Geschirr, Technikzubehör und eine verlässliche Lösung für Spenden gehören ebenfalls auf die Einkaufsliste. Plane die Mengen nach Gästezahl und Veranstaltungsdauer, damit weder Gläser noch Kabel oder Wechselgeld knapp werden. Technik wird häufig reserviert, aber Adapter, DI-Boxen und Kabelmatten zu spät eingeplant. Die folgende Liste zeigt, welche Dinge du für Einlass, Konzert, Catering und Spendenaktion bereithalten solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 8
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Laptop

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
KüchenzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
KreidetafelnAnz. 4
Fotowand

Catering

SpendendosenAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
KaufbelegeAnz. 300
NamensschilderAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 180
ServiettenhalterAnz. 12
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Säcke
- Teebeutel - 250 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 2 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Limonade - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Toast - 12 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Cracker - 10 Packungen
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Hummus naturell - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 50 Stück
- Mini-Wraps - 250 Stück
- Tortilla-Wraps - 80 Stück
- Hähnchensalat - 3 Kilo
- Eiersalat - 3 Kilo
- Thunfischsalat - 2 Kilo
- Veganes Falafel - 3 Kilo
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Brownies - 180 Stück
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Kuchen - 6 Stück
- Schokoriegel - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Papierservietten - 500 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Holzpiekser - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Bodenreiniger - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Reinigungstücher - 24 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Müllsäcke - 100 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Etiketten - 200 Stück
- Behälter mit Deckel - 50 Stück
- Diätkärtchen - 50 Stück
- Flaschenöffner - 6 Stück
- Serviettenclips - 12 Stück

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Trinkglas plus etwa 20 Prozent Reserve ein. Bei mehreren Getränkerunden sind wiederverwendbare Gläser sinnvoller als eine knappe Stückzahl.
Rechne für Kaffee und Tee mit einer Tasse pro angemeldeter Person und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve vor. Thermoskannen helfen, wenn die Ausgabe nicht direkt neben der Kaffeemaschine steht.
Stimme die Tontechnik spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Konzert mit den Künstlern ab. Neben Lautsprechern und Mischpult werden je nach Auftritt Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und passende Audiokabel benötigt.
Plane für jeden belegten Stromweg mindestens ein Verlängerungskabel und sichere Kabel auf Laufwegen mit Kabelmatten. Zusätzliche Adapter solltest du spätestens beim Technikcheck am Vortag bereitlegen.
Lege vor dem Einlass eine feste Spendenlösung fest: Bargeld, Wechselgeld und eine digitale Zahlungsmöglichkeit müssen getestet sein. Namensschilder, gedruckte Programme und Serviergeschirr gehören ebenfalls vor Beginn an den Ausgabeort.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Benefizkonzert?: Plane pro erwarteter Person ein Glas, eine Tasse, einen Teller und ein Besteckset ein, jeweils mit etwa 10 bis 20 Prozent Reserve. Bei mehreren Essensausgaben brauchst du entsprechend mehr Teller und Besteck.
Wie viele Getränke sollte ich für ein Benefizkonzert einkaufen?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter oder einem Konzert ohne kurze Pausen solltest du zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve einplanen.
Welche Technik brauche ich für ein Benefizkonzert?: Zur Grundausstattung gehören Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Audiokabel. Je nach Künstler kommen Subwoofer, DI-Boxen und Monitorspeaker hinzu; kläre die technischen Anforderungen spätestens 7 bis 14 Tage vorher.
Wann muss ich Bargeld und Spendenmaterial vorbereiten?: Bestelle Bargeld und Wechselgeld spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Konzert. Teste die digitale Zahlungsmethode, beschrifte die Spendenstelle und lege Programme sowie Namensschilder am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit.

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