Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Benefizkonzert braucht zwei Pläne gleichzeitig: einen verlässlichen Konzertablauf und einen nachvollziehbaren Weg für Spenden. Lege zuerst Organisation, Künstler, Veranstaltungsort und Budget fest, bevor du Einladungen oder Tickets veröffentlichst. Danach folgen Technik, Registrierung, Helfereinteilung, Raumaufteilung und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Dinge ein, die häufig zu spät auffallen: technische Anforderungen der Acts, Zahlungsarten, Beschilderung und die Ausgabe von Spendenformularen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
Die Künstler festlegen
2 Personen
Standort bestätigen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Eröffnet einen Spendenkanal
Besucherregistrierung erstellen
2 Personen
Entwirf die Einladung
2 Personen
Online-Ticketseite erstellen
2 Personen
Einladungen versenden
3 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
Künstlerprogramm erstellen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Tonanlage organisieren
2 Personen
Freiwilligeneinteilung erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
2 Personen
Erstellt die Saalaufteilung
2 Personen
Tickets und Programme drucken
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Spendenformulare erstellen
2 Personen
Reservierungen prüfen
Kauft die Einkäufe
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Prüfen Sie die Zahlungsmittel
2 Personen
Event
Empfang der Location
2 Personen
Sicherheitswege überprüfen
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
Bar aufbauen
3 Personen
Spendenpunkte aufstellen
2 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone und Kabel anschließen
3 Personen
Bühnenbeleuchtung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Den Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Testen Sie die Tonanlage
3 Personen
Künstlerbriefing durchführen
3 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Getränke verkaufen
3 Personen
Spenden verarbeiten
2 Personen
Künstler backstage begleiten
2 Personen
Das Musikprogramm starten
2 Personen
Den Soundmix steuern
2 Personen
Auftritte ankündigen
Häppchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Haltet den Publikumsbereich ordentlich
2 Personen
Fotos von der Veranstaltung machen
Besucher zählen
Das Musikprogramm beenden
2 Personen
Spendenpunkte schließen
2 Personen
Kasse abrechnen
2 Personen
Nachbereitung
Gefundene Gegenstände einsammeln
2 Personen
Publikumsbereich aufräumen
5 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Die Tonanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
Müll trennen
3 Personen
Veranstaltungsort reinigen
4 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Möbel zurückbringen
2 Personen
Erlös abrechnen
2 Personen
Dankesnachrichten senden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 6
- PartyzelteAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Audiomischpult
- GesangsmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- NotenständerAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 12
- MikrofonkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Banner für den guten ZweckAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 24
- HinweispfeileAnz. 12
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- KühlelementeAnz. 20
- TablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- EislöffelAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
- ReinigungswagenAnz. 2
Registrierung
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- KleingeldschalenAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 4
- StiftesetsAnz. 6
- ArmbänderAnz. 150
- SpendenboxenAnz. 4
- ProgrammbehälterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Tipps
- Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler frühzeitig und gleiche sie mindestens zwei Wochen vor dem Konzert mit PA-Lautsprechern, Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren und Kabeln ab. So erkennst du fehlendes Equipment noch vor dem Aufbau.
- Richte den Spendenkanal ein, bevor du Einladungen und Online-Tickets verschickst. Drucke zusätzlich Spendenformulare und lege fest, wer am Einlass, an der Bar und nach dem Konzert Zahlungen entgegennimmt.
- Plane die Besucherregistrierung mit festen Zuständigkeiten: Eine Person prüft Reservierungen, eine bearbeitet Anmeldungen und eine erfasst Diätwünsche. Schließe die Gästeliste spätestens am Vortag ab.
- Erstelle die Saalaufteilung erst, wenn Bühne, Technik, Sitzplätze, Garderobenständer und Abfallbehälter feststehen. Markiere Wege und Kabel mit Kabelmatten und bringe die Beschilderung vor dem Einlass an.
- Kaufe Getränke, Geschirr und sonstige Einkäufe nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere Materialien am Vortag und prüfe vor dem Einlass alle Zahlungsmittel, Ersatzbatterien, Lichtstative und Verlängerungskabel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wohltätigkeitsorganisation, Künstlern, Standort und Budget. Technik, Tickets und Werbung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Was braucht man für ein Benefizkonzert an Tontechnik?
- Für ein kleines Konzert gehören meist PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorspeaker sowie Instrumenten- und Mikrofonkabel dazu. Sammle die konkrete Bühnenanforderung jedes Acts mindestens 14 Tage vorher.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?
- Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für Spenden und Zahlungen, eine für Künstlerbetreuung sowie zwei bis drei Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Saal, Garderobe und Verpflegung einteilen.
- Wann sollte man Tickets und Einladungen für ein Benefizkonzert verschicken?
- Verschicke Einladungen und veröffentliche die Online-Ticketseite etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Prüfe Reservierungen täglich in der letzten Woche und drucke Tickets, Programme und Spendenformulare spätestens am Vortag.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!