Checklist para organizar un concierto benéfico sin olvidos

Organizar un concierto benéfico requiere coordinar artistas, público, donaciones y producción técnica en un orden claro. Empieza por definir la causa, cerrar el lugar y elaborar el presupuesto antes de publicar las entradas. Después tendrás que confirmar necesidades de sonido, preparar el registro de visitantes y asignar voluntarios para cada punto de atención. Esta checklist reúne el trabajo necesario para que el concierto avance desde la planificación inicial hasta la comprobación final de pagos, reservas y materiales.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la causa benéfica
2 personas
Reservar a los artistas
2 personas
Confirmar el lugar
2 personas
Elaborar el presupuesto
2 personas
Abrir un canal de donaciones
Hacer el registro de visitantes
2 personas
Diseñar la invitación
2 personas
Crear la página online de tickets
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar la promoción
2 personas
Contactar a patrocinadores locales
2 personas
Elaborar el programa de artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Configurar el equipo de sonido
2 personas
Hacer la asignación de voluntarios
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Preparar la distribución de la sala
2 personas
Imprimir entradas y programas
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Preparar formularios de donación
2 personas
Comprobar las reservas
Comprar los comestibles
3 personas
Clasificar materiales
3 personas
Comprobar los medios de pago
2 personas

Evento

Recibir el lugar
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
Descargar los materiales
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la barra
3 personas
Colocar los puntos de donación
2 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar micrófonos y cables
3 personas
Colocar la iluminación del escenario
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la mesa de catering
3 personas
Poner las bebidas frías
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colocar los programas
2 personas
Probar el sistema de sonido
3 personas
Realizar la reunión informativa con los artistas
3 personas
Abrir la entrada
3 personas
Comprobar los tickets
2 personas
Vender consumiciones
3 personas
Procesar donaciones
2 personas
Acompañar a los artistas entre bastidores
2 personas
Iniciar el programa musical
2 personas
Gestionar la mezcla de sonido
2 personas
Anunciar las actuaciones
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Rellenar el café y el té
2 personas
Mantén ordenada la zona del público
2 personas
Hacer fotos del evento
Contar a los asistentes
Cerrar el programa musical
2 personas
Cerrar los puntos de donación
2 personas
Cerrar caja
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Limpiar el área del público
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar las mesas y las sillas
5 personas
Separar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Cargar materiales
4 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Procesar los ingresos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Publicar lo recaudado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos para cantocant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Atriles para partiturascant. 6
Cables de instrumentoscant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnalda de lucescant. 4

Decoración

Banner de la organización benéficacant. 2
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 12
Flores artificialescant. 24
Flechas para señalizacióncant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejascant. 8
Pinzascant. 6
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cucharillas para heladocant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de gomacant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Registro

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Bandejas para cambiocant. 2
Portapapelescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 6
Pulserascant. 150
Cajas de donacionescant. 4
Cajas del programacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4

Consejos

Cierra primero la causa, el presupuesto y el lugar. Sin esos tres datos no podrás explicar con claridad a patrocinadores, artistas ni asistentes cuánto se recauda y para qué se utilizará.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con al menos 2 semanas de margen. Compara esa información con los altavoces, micrófonos, cajas DI, monitores, soportes y cables disponibles antes del montaje.
Asigna voluntarios por turnos y por función: registro, donaciones, entradas, comida y apoyo de sala. Prepara una lista de sustituciones para cubrir pausas o ausencias durante el concierto.
No dejes las donaciones para la entrada. Configura un canal de donaciones online y prepara formularios físicos; comprueba los medios de pago y lleva material visible para explicar cómo contribuir.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: reservas, programa, entradas, señalización, preferencias dietéticas, comestibles y distribución de la sala. Durante el montaje, prueba el sonido y coloca las alfombrillas sobre los cables que crucen zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar artistas, lugar, patrocinadores y equipo técnico. Deja las últimas 2 semanas para promoción, confirmaciones, voluntariado y pruebas de sonido.
¿Cuánto tiempo antes debo confirmar el equipo de sonido?: Recopila las necesidades de los artistas al menos 2 semanas antes y confirma el equipo 7 días antes. La prueba de sonido y el montaje deben terminar antes de abrir el registro de visitantes.
¿Cómo organizar las donaciones en un concierto benéfico?: Ofrece al menos 2 vías: un canal online y formularios o pagos presenciales. Comprueba los medios de pago entre 24 y 48 horas antes y coloca la información de donación en la entrada, la sala y la página de tickets.
¿Cuántos voluntarios necesito para un concierto benéfico?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada función crítica: registro, donaciones, entradas, comida, sala y coordinación. Añade al menos 2 personas de reserva para cubrir pausas y ausencias durante un programa de varias horas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.