Checklist voor een benefietconcert organiseren

Een benefietconcert vraagt om meer dan een artiest en een zaal. Je regelt tegelijk het goede doel, de begroting, kaartverkoop, donaties, techniek en vrijwilligers. Begin met doel, locatie en artiesten, en werk daarna toe naar promotie, registratie en de uitvoering. Deze checklist helpt je om ook de minder zichtbare zaken op tijd te regelen, zoals technische wensen, dieetwensen, betaalmiddelen, bewegwijzering en een duidelijke donatie-instructie voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal het goede doel
2 personen
Leg de artiesten vast
2 personen
Bevestig de locatie
2 personen
Maak de begroting
2 personen
Open een donatiekanaal
Maak de bezoekersregistratie
2 personen
Ontwerp de uitnodiging
2 personen
Maak de online ticketpagina
2 personen
Verstuur uitnodigingen
3 personen
Publiceer de promotie
2 personen
Benader lokale sponsors
2 personen
Maak het artiestenprogramma
2 personen
Verzamel technische wensen
2 personen
Regel geluidsapparatuur
2 personen
Maak de vrijwilligersindeling
2 personen
Verwerk aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
2 personen
Maak de zaalindeling
2 personen
Druk tickets en programma's
2 personen
Maak bewegwijzering
2 personen
Maak donatieformulieren
2 personen
Controleer reserveringen
Koop de boodschappen
3 personen
Sorteer materialen
3 personen
Controleer de betaalmiddelen
2 personen

Event

Ontvang de locatie
2 personen
Controleer de veiligheidsroutes
2 personen
Laad materialen uit
4 personen
Plaats tafels en stoelen
5 personen
Bouw de entreebalie op
2 personen
Bouw de bar op
3 personen
Plaats de donatiepunten
2 personen
Plaats de geluidsapparatuur
3 personen
Sluit microfoons en kabels aan
3 personen
Plaats de podiumverlichting
2 personen
Hang de versiering op
3 personen
Richt de cateringtafel in
3 personen
Zet dranken koud
2 personen
Bereid koffie en thee voor
2 personen
Bereid hapjes voor
4 personen
Plaats programmaboekjes
2 personen
Test de geluidsinstallatie
3 personen
Houd de artiestenbriefing
3 personen
Open de entree
3 personen
Controleer tickets
2 personen
Verkoop consumpties
3 personen
Verwerk donaties
2 personen
Begeleid artiesten backstage
2 personen
Start het muziekprogramma
2 personen
Beheer de geluidsmix
2 personen
Kondig optredens aan
Serveer hapjes
3 personen
Vul dranken bij
2 personen
Vul koffie en thee bij
2 personen
Houd de publieksruimte netjes
2 personen
Maak foto's van het evenement
Tel de bezoekers
Sluit het muziekprogramma af
2 personen
Sluit de donatiepunten
2 personen
Reken de kassa af
2 personen

Nazorg

Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
Ruim de publieksruimte op
5 personen
Ruim de catering op
3 personen
Demonteer de geluidsapparatuur
3 personen
Haal de versiering weg
3 personen
Zet tafels en stoelen terug
5 personen
Sorteer afval
3 personen
Maak de locatie schoon
4 personen
Laad materialen in
4 personen
Lever gehuurde apparatuur terug
2 personen
Lever meubilair terug
2 personen
Verwerk de opbrengst
2 personen
Stuur bedankberichten
2 personen
Publiceer de opbrengst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Audiomixer
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Muziekstandaardenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerverlichtingaantal 4

Decoratie

Banner goede doelaantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 20
Dienbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Registratie

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Kleingeldbakjesaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Donatiebussenaantal 4
Programmabakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg het goede doel en de bestemming van de opbrengst vast voordat je tickets verkoopt. Zet ook een donatiekanaal klaar, zodat bezoekers naast hun ticket direct kunnen bijdragen.
Vraag artiesten vroeg om hun technische wensen. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en stroompunten; plan vóór de opening een volledige soundcheck.
Maak één vrijwilligersindeling met duidelijke tijdvakken voor opbouw, garderobe, ontvangst, bar, donaties en afbouw. Reken voor elke post minstens één vervanger in bij uitval.
Regel kaartverkoop, bezoekersregistratie en donatieformulieren niet pas in de laatste week. Druk tickets, programma's en bewegwijzering zodra aantallen en zaalindeling definitief zijn.
Controleer op de dag zelf alle betaalmiddelen, kabelmatten, reservebatterijen en afvalbakken. Loop minimaal 2 uur voor aanvang de zaal, techniek, entree en donatiepunten volledig na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Dan is er tijd om artiesten en locatie vast te leggen, sponsors te benaderen, promotie te publiceren en vrijwilligers in te delen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een benefietconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast koffie, thee en water voor de hele duur van het programma, met extra voorraad voor vrijwilligers en artiesten.
Wanneer moet de techniek voor een benefietconcert geregeld zijn?: Leg de geluidsapparatuur en technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw, bekabeling en soundcheck; bij meerdere acts is extra tijd nodig.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?: Voor een klein concert heb je meestal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers nodig, naast een coördinator. Verdeel de mensen over ontvangst, donaties, bar, techniekondersteuning en afbouw en maak de indeling minstens 2 weken vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.