Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner la cause soutenue, les artistes, le lieu, les dons et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 74 tâches et 68 fournitures, de la définition de l’association jusqu’aux derniers contrôles le jour J. Commencez par le budget, le lieu et le canal de dons, puis verrouillez progressivement la billetterie, la promotion, le programme et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins des artistes, les moyens de paiement et la circulation des câbles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’association caritative
2 personnes
Enregistrer les artistes
2 personnes
Confirmer le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Ouvrir un canal de dons
Effectuer l'enregistrement des visiteurs
2 personnes
Concevoir l’invitation
2 personnes
Créer la page de billetterie en ligne
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Contacter les sponsors locaux
2 personnes
Établir le programme des artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Organiser le matériel sonore
2 personnes
Préparer la répartition des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Préparer l’agencement de la salle
2 personnes
Imprimer les billets et le programme
2 personnes
Créer la signalétique
2 personnes
Créer des formulaires de don
2 personnes
Vérifier les réservations
Achetez les courses
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Vérifier les moyens de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir le lieu
2 personnes
Vérifiez les issues de secours
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
Monter le bar
3 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Installer le matériel audio
3 personnes
Brancher les microphones et les câbles
3 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Accrochez la décoration
3 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer des encas
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Test du système de sonorisation
3 personnes
Animer le briefing des artistes
3 personnes
Ouvrir l'entrée
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Vendre des consommations
3 personnes
Traiter les dons
2 personnes
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Gérer le mixage sonore
2 personnes
Annoncer les spectacles
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenez l’espace public propre
2 personnes
Prendre des photos de l’événement
Compter les visiteurs
Clôturer le programme musical
2 personnes
Fermer les points de don
2 personnes
Faire la caisse
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger l’espace du public
5 personnes
Ranger le catering
3 personnes
Démonter l’équipement audio
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Restituer l’équipement loué
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Traiter les recettes
2 personnes
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
Publier le résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Mixeur audio
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Supports à partitionsqté 6
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannière de l’association caritativeqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Petits vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Flèches de signalisationqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20
Plateauxqté 8
Pincesqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Chariots de ménageqté 2

Inscription

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Braceletsqté 150
Boîtes de donsqté 4
Caisses de programmeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Fixez le canal de dons avant d’envoyer les invitations : testez-le avec un petit versement et préparez aussi des formulaires papier pour les personnes qui ne souhaitent pas payer en ligne.
Demandez les besoins techniques et alimentaires des artistes au moins 3 semaines avant le concert. Regroupez ensuite les informations dans un seul programme pour éviter les changements de dernière minute.
Prévoyez l’accueil en deux files distinctes : une pour l’enregistrement des visiteurs et une pour les dons ou la billetterie. Comptez au moins 2 bénévoles à l’entrée dès l’ouverture des portes.
Testez la chaîne audio complète la veille : haut-parleurs, caissons de basses, mixeur, microphones, boîtiers DI, retours et câbles. Gardez des piles de rechange et plusieurs rallonges accessibles.
Installez les passe-câbles avant l’arrivée du public et vérifiez chaque moyen de paiement le jour J. Faites un dernier contrôle 60 minutes avant l’ouverture, notamment des billets, du programme et de la signalétique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert caritatif ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières décisions à verrouiller sont l’association, le lieu, le budget, le canal de dons et la disponibilité des artistes.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles pour l’accueil, 1 pour les dons ou la billetterie et 1 responsable de salle. Ajoutez des personnes pour la technique, le service et le rangement selon la jauge du lieu.
Quand envoyer les invitations pour un concert caritatif ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le concert, puis un rappel 7 jours avant. La page de billetterie et le canal de dons doivent être testés avant le premier envoi.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert caritatif ?: Soixante minutes avant l’ouverture, contrôlez les réservations, les billets, les moyens de paiement, la signalétique, le programme et l’installation sonore. Faites aussi un passage dans la salle pour vérifier les chaises, tables, poubelles et câbles au sol.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.