Einkaufsliste für ein Benefizfestival

Bei einem Benefizfestival brauchst du mehr als Essen und Getränke: Publikum, Helfer und Künstler müssen versorgt werden, während Technik und Spendenablauf funktionieren. Plane Mehrweggeschirr, Gläser, Tische und Sitzplätze passend zur erwarteten Besucherzahl. Für Kaffee, Wasser und gekühlte Getränke werden Kühlboxen, Thermoskannen und mehrere Ausgabestellen schnell knapp. Diese Einkaufsliste hilft dir, die typischen Lücken vor dem Veranstaltungstag zu schließen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 150
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musiklaptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 5
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 14
PosterAnz. 20
Programm- und Wegweiser-SchilderAnz. 8
HinweispfeileAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Fundraising

SpendendosenAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
QR-Code-KartenAnz. 20
ArmbänderAnz. 200

Büro

AbläufeAnz. 15
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 80
BargeldumschlägeAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Pistolets - 180 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Baguettes - 12 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Eier - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Olivenöl - 1 Liter
- Balsamicoessig - 500 Milliliter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 100 Gramm
- Knoblauchpulver - 100 Gramm
- Italienische Kräuter - 100 Gramm
- Pasta - 6 Kilo
- Pestosauce - 2 Kilo
- Tomatensoße - 4 Liter
- Geriebener Käse - 1,5 Kilo
- Champignons - 3 Kilo
- Zucchini - 2 Kilo
- Auberginen - 2 Kilo
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Reis - 4 Kilo
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 3 Gläser
- Oliven - 2 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Wassermelonen - 3 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Apfelkuchen - 4 Stück
- Schlagsahne - 2 Liter
- Vanillesauce - 2 Liter
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Müllsäcke - 100 Stück
- Reinigungsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Kunststoff-Aufbewahrungsbehälter - 20 Stück
- Etiketten - 100 Stück

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, ein Trinkglas, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein; bei Mehrweggeschirr brauchst du zusätzlich eine Rücklauf- und Spülmöglichkeit.
Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Kühlboxen spätestens am Vortag bereit, damit Getränke nicht warm ausgegeben werden.
Bestelle aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Mikrofonständer mindestens zwei bis drei Wochen vorher; für Stromwege solltest du mehrere Verlängerungskabel und Kabeltrommeln einplanen.
Stelle pro 20 bis 30 Gäste ungefähr einen Tischplatz zum Essen oder Abstellen bereit und ergänze Klappstühle, Barhocker sowie Buffetische nach Programm und Aufenthaltsdauer.
Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Schneidebretter und Koch- oder Brotmesser werden oft erst am Veranstaltungstag vermisst; kaufe oder reserviere Küchenbedarf spätestens drei Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Benefizfestival?: Plane je erwarteter Person mindestens einen Mehrwegteller, ein Trinkglas, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel. Bei längeren Veranstaltungen oder fehlender Spülmöglichkeit solltest du 20 bis 30 Prozent Reserve einrechnen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Für jede weitere Stunde kommen ungefähr ein bis zwei Getränke pro Person hinzu; Wasser sollte dabei jederzeit verfügbar sein.
Welche Technik muss ich für ein Benefizfestival besorgen?: Für Bühnenauftritte gehören aktive Lautsprecher, ein Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, ein Musiklaptop sowie Verlängerungskabel und Kabeltrommeln auf die Liste. Reserviere die Technik idealerweise zwei bis drei Wochen vor dem Termin.
Wann sollte ich Kühlboxen und Kaffeemaschinen organisieren?: Reserviere Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen spätestens drei Tage vorher. Die Kühlboxen sollten am Vortag einsatzbereit sein, damit Getränke und empfindliche Lebensmittel rechtzeitig gekühlt werden.

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