Benefizfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Benefizfestival braucht neben einem guten Programm vor allem klare Zuständigkeiten und einen realistischen Zeitplan. Reserviere Location, Tonanlage, Toiletten und Catering frühzeitig, bevor die verfügbaren Termine knapp werden. Parallel klärst du Genehmigungen, Versicherung, Zahlungswege und die Spendenseite. In den letzten Tagen geht es um Helfer-Einteilung, Wetter, Anlieferungen und einen ausgedruckten Ablaufplan. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung mit 80 Aufgaben und 67 benötigten Dingen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Einnahmen festhalten
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Künstler festlegen
2 Personen
Auftritte bestätigen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung schalten
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Lieferungen reservieren
Tonanlage reservieren
Toiletten reservieren
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
Spendenseite erstellen
Drehbuch ausdrucken
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Programm- und Wegweiser erstellen
2 Personen
Bar-Kleingeld bereitlegen
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Spendenstationen einrichten
2 Personen
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen prüfen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Auftritte ankündigen
Künstler betreuen
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Zusätzliche Sitzplätze freihalten
Letzte Spenden sammeln
2 Personen
Besucher bedanken
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Spendenbetrag prüfen
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fotos und Erlös veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 150
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musiklaptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 5
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 14
PosterAnz. 20
Programm- und Wegweiser-SchilderAnz. 8
HinweispfeileAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Fundraising

SpendendosenAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
QR-Code-KartenAnz. 20
ArmbänderAnz. 200

Büro

AbläufeAnz. 15
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 80
BargeldumschlägeAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Versicherung zuerst: Je nach Ort können Anträge mehrere Wochen Bearbeitungszeit benötigen. Ohne diese Grundlage solltest du keine verbindlichen Zusagen für Künstler oder Werbung machen.
Plane die Helfer nicht nur für den Veranstaltungstag ein. Teile feste Personen für Aufbau, Einlass, Bar, Catering, Spenden, Technik und Abbau ein und gib jeder Schicht eine konkrete Uhrzeit.
Bestätige Künstler, Auftritte und Technik schriftlich. Für aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Ständer, Kabel und Kabeltrommeln brauchst du vor dem Aufbau eine verantwortliche Person für den Soundcheck.
Berechne Catering und Geschirr anhand der Anmeldungen und Ernährungswünsche. Plane Mehrweg-Teller, Trinkgläser, Schüsseln und Besteck getrennt nach Ausgabe, Nachschub und Reinigung ein.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und teile Routen- sowie Parkinformationen erneut. Bei Außenflächen müssen Partyzelte, Sitzplätze, Stromversorgung, Kühlboxen und die Lieferzeiten zusammenpassen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Benefizfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Ziel, Location, Genehmigungen und Programm. Künstler, Technik, Toiletten und Catering solltest du spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin reservieren.
Welche Genehmigungen braucht ein Benefizfestival?: Das hängt von Ort, Größe, Musik und Ausschank ab. Kläre mindestens 3 bis 6 Monate vorher bei der zuständigen Stelle, ob Veranstaltungs-, Lärm-, Ausschank- oder Sondernutzungsgenehmigungen erforderlich sind.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizfestival?: Für jede gleichzeitig besetzte Aufgabe brauchst du mindestens eine eingewiesene Person und zusätzlich eine Reserve. Erstelle den Schichtplan spätestens 2 Wochen vorher und plane für Aufbau und Abbau jeweils eigene Teams ein.
Wie viel Essen und Geschirr brauche ich für ein Benefizfestival?: Rechne die Cateringmengen aus den Anmeldungen, den Ernährungswünschen und einer kleinen Reserve hoch. Bei Geschirr und Gläsern sind etwa 10 bis 15 Prozent mehr als die erwartete gleichzeitige Nutzung sinnvoll, wenn nicht laufend gespült wird.

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