Wat heb je nodig voor een benefietfestival?

Een benefietfestival vraagt om meer dan eten en drinken alleen. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, optredens, catering, donaties en een goede doorstroom van bezoekers. Denk aan partytenten, buffettafels en herbruikbaar servies, maar ook aan speakers, microfoons, verlengkabels en koelboxen. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat vóór de opbouw geregeld of gekocht moet zijn, zodat vrijwilligers niet op de dag zelf nog naar ontbrekende materialen zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Rolhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 14
Postersaantal 20
Programma- en routebordenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Fondsenwerving

Donatieboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
QR-codekaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 200

Kantoor

Draaiboekenaantal 15
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 80
Contantegeld-enveloppenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilo
- Pistolets - 180 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Stokbroden - 12 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 3 kilo
- Rode uien - 1 kilo
- Eieren - 60 stuks
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 100 gram
- Knoflookpoeder - 100 gram
- Italiaanse kruiden - 100 gram
- Pasta - 6 kilo
- Pestosaus - 2 kilo
- Tomatensaus - 4 liter
- Geraspte kaas - 1,5 kilo
- Champignons - 3 kilo
- Courgettes - 2 kilo
- Aubergines - 2 kilo
- Kikkererwten - 12 blikken
- Rijst - 4 kilo
- Groentebouillon - 2 dozen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 3 potten
- Olijven - 2 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Watermeloenen - 3 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Appeltaarten - 4 stuks
- Slagroom - 2 liter
- Vanillesaus - 2 liter
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Afvalzakken - 100 stuks
- Schoonmaakmiddel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Plastic bewaarbakken - 20 stuks
- Etiketten - 100 stuks

Tips

Reken voor herbruikbaar servies en drinkglazen op minimaal 1,5 set per verwachte bezoeker als afwas tussendoor niet zeker is. Leg daarnaast extra messen, vorken en lepels klaar voor het buffet.
Plan per geluidszone minimaal één actieve speaker, één microfoon en een microfoonstatief. Reserveer verlengkabels, stekkerdozen en rolhaspels tegelijk; juist die worden vaak vergeten bij het ophalen van de apparatuur.
Zet voor het buffet minstens één buffettafel voor uitgifte en één aparte tafel voor borden, bestek en servetten. Gebruik schaaltjes en serveerbladen voor kleine gerechten, zodat bezoekers niet allemaal dezelfde schaal aanraken.
Voor koffie en thee heb je naast koffiezetapparaten en waterkokers ook thermoskannen nodig. Houd per 10 bezoekers ongeveer één thermoskan van 1 liter beschikbaar wanneer de catering meerdere uren duurt.
Regel koelboxen vóór je de cateringhoeveelheden definitief bestelt. Controleer ook of partytenten, klaptafels en klapstoelen op de locatie passen en of er voldoende aansluitpunten zijn voor alle apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een benefietfestival?: Neem minimaal 1,5 set herbruikbaar servies per verwachte bezoeker als je tussendoor niet kunt afwassen. Voor 100 bezoekers betekent dat ongeveer 150 borden, kommen en drinkglazen, plus extra bestek voor het buffet.
Hoeveel geluidsapparatuur heb ik nodig voor een benefietfestival?: Per podium of geluidszone heb je minimaal één actieve speaker, één mengpaneel en één microfoon nodig. Plan daarnaast ten minste één microfoonstatief en twee verlengkabels per zone; bij meerdere optredens is een tweede microfoon praktisch.
Hoeveel tafels en stoelen moet ik regelen voor 100 bezoekers?: Dat hangt af van de opstelling, maar reserveer voor een zittend eetmoment ongeveer 1 klapstoel per bezoeker en voldoende klap- of buffettafels voor uitgifte. Controleer de indeling uiterlijk één week vooraf met de locatie, zodat je nog kunt bijbestellen.
Wanneer moet ik spullen voor een benefietfestival inkopen?: Regel huurmaterialen, geluidsapparatuur, toiletten en partytenten minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Doe houdbare boodschappen en controleer het servies uiterlijk 1 week vooraf; verse catering en koeling plan je voor de laatste 1 tot 2 dagen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.