Que faut-il prévoir pour un festival caritatif ?

Un festival caritatif demande plus qu’un programme et des artistes : il faut aussi équiper les stands, nourrir le public et faire fonctionner les paiements. Cette liste couvre le mobilier, la vaisselle réutilisable, la sonorisation, le matériel de cuisine et les accessoires indispensables sur place. Calculez les quantités selon le nombre d’inscrits, les besoins alimentaires recueillis et la durée de l’événement. Réservez les équipements volumineux et les livraisons plusieurs semaines à l’avance.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 150
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable de musique
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Dérouleurs de câbleqté 3
Glacièresqté 5
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 14
Affichesqté 20
Panneaux du programme et du parcoursqté 8
Flèches de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Collecte de fonds

Boîtes à donsqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes QR codeqté 20
Braceletsqté 200

Bureau

Déroulésqté 15
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 80
Enveloppes pour espècesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Pistolets - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons rouges - 1 kilo
- Œufs - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 100 grammes
- Ail en poudre - 100 gram
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Pâtes - 6 kilos
- Sauce pesto - 2 kilos
- Sauce tomate - 4 litres
- Fromage râpé - 1,5 kilo
- Champignons - 3 kilos
- Courgettes - 2 kilo
- Aubergines - 2 kilos
- Pois chiches - 12 boîtes
- Riz - 4 kilo
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 3 pots
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Pastèques - 3 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Tartes aux pommes - 4 pièces
- Crème chantilly - 2 liter
- Sauce à la vanille - 2 litres
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Produit de nettoyage - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Boîtes de conservation en plastique - 20 pièces
- Étiquettes - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une assiette, un bol, un verre et une tasse par participant, puis ajoutez 10 à 15 % de marge pour les retours tardifs et la casse éventuelle.
Pour le service, comptez une table de buffet pour environ 20 à 25 personnes et prévoyez des plateaux, des louches et de petits bols pour les sauces, garnitures et dégustations.
Réservez la sonorisation dès que les artistes sont confirmés : il faut notamment des enceintes actives, une table de mixage, des microphones, des pieds, des rallonges et des multiprises.
Pour les boissons chaudes, prévoyez une machine à café ou une bouilloire par point de service et des thermos pour maintenir le café disponible entre deux passages au buffet.
Faites les courses après avoir confirmé les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 24 à 48 heures avant l’événement pour les produits frais. Prévoyez aussi des glacières et les planches ainsi que les couteaux nécessaires à la préparation.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour un festival caritatif ?: Comptez une assiette, un bol, un verre, une tasse, un couteau, une fourchette et une cuillère par participant. Ajoutez 10 à 15 % de pièces supplémentaires si la vaisselle ne peut pas être lavée immédiatement.
Quand réserver le matériel de sonorisation ?: Réservez-le dès que les artistes et les prestations sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le festival. Vérifiez au même moment le nombre de microphones, de pieds, de rallonges et de multiprises nécessaires.
Combien de tables faut-il pour le buffet ?: Prévoyez environ une table de buffet pour 20 à 25 personnes, selon le nombre de plats et de boissons servis. Ajoutez une table séparée pour les paiements ou les dons afin d’éviter les files devant le buffet.
Quand faire les courses pour un festival caritatif ?: Achetez les produits non périssables 3 à 7 jours avant, puis les produits frais 24 à 48 heures avant. Confirmez d’abord les inscriptions, les quantités de catering et les allergies signalées.

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