Ein Benefizfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizfestival müssen Programm, Spendenziel und praktische Abläufe von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst fest, wie viel Geld du einnehmen möchtest und wofür es bestimmt ist. Danach folgen Location, Genehmigungen, Versicherung und die Zusagen der Künstler. Plane Helfer, Technik, Catering und Zahlungen so, dass am Veranstaltungstag nicht alles an einer Person hängt. Besonders oft werden Lieferzeiten, Toiletten, Stromanschlüsse und Informationen zu Anreise und Parken zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Einnahmen festhalten
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Künstler festlegen
2 Personen
7
Auftritte bestätigen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Einladungen gestalten
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Online-Werbung schalten
12
Poster verteilen
3 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Lieferungen reservieren
17
Tonanlage reservieren
18
Toiletten reservieren
19
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
20
Spendenseite erstellen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
23
Routen- und Parkinformationen teilen
24
Wettervorhersage prüfen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Frische Produkte kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Programm- und Wegweiser erstellen
2 Personen
30
Bar-Kleingeld bereitlegen
2 Personen
31
Gelände kontrollieren
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
35
Tontechnik anschließen
3 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
38
Informationsstand einrichten
2 Personen
39
Spendenstationen einrichten
2 Personen
40
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
41
Getränke kalt stellen
3 Personen
42
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
43
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
44
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Soundcheck durchführen
3 Personen
48
Besucher begrüßen
4 Personen
49
Anmeldungen prüfen
2 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Spenden erfassen
2 Personen
52
Snacks servieren
4 Personen
53
Getränke ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
56
Auftritte ankündigen
57
Künstler betreuen
2 Personen
58
Lautstärke kontrollieren
59
Abfallstationen leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Zusätzliche Sitzplätze freihalten
63
Letzte Spenden sammeln
2 Personen
64
Besucher bedanken
2 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
67
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Partyzelte abbauen
6 Personen
73
Gelände reinigen
5 Personen
74
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
75
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
76
Restbestand einlagern
2 Personen
77
Spendenbetrag prüfen
2 Personen
78
Einnahmen überweisen
2 Personen
79
Dankesnachricht versenden
2 Personen
80
Fotos und Erlös veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 150
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musiklaptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 5
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 14
PosterAnz. 20
Programm- und Wegweiser-SchilderAnz. 8
HinweispfeileAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Fundraising

SpendendosenAnz. 4
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
QR-Code-KartenAnz. 20
ArmbänderAnz. 200

Büro

AbläufeAnz. 15
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 80
BargeldumschlägeAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Spendenziel, Location und Genehmigungen. Prüfe außerdem früh, ob die Versicherung Veranstaltungen mit Bühne, Publikum und Spenden abdeckt.
Bestätige Künstler und Auftritte schriftlich spätestens 4 Wochen vor dem Festival. Erstelle danach einen Ablaufplan mit Auftrittszeiten, Umbaupausen und einer verantwortlichen Person für die Bühne.
Plane Helferschichten von 2 bis 3 Stunden und besetze Einlass, Spendenbereich, Catering, Technik und Aufräumen getrennt. Eine ausgedruckte Einteilung verhindert, dass am Veranstaltungstag wichtige Posten unbesetzt bleiben.
Erfasse Ernährungswünsche bis 10 Tage vorher und bestelle Catering, Getränke, Kühlboxen, Thermoskannen sowie Geschirr nach der gemeldeten Personenzahl. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachschub nicht während des Programms fehlt.
Teste Tonanlage, Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Stromwege, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln und teile Routen- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher mit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizfestival organisieren?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Künstler, Location, Genehmigungen und Technik brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf; Werbung und Anmeldungen starten idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher.
Welche Genehmigungen braucht ein Benefizfestival?: Das hängt von Ort, Größe, Musik und Ausschank ab. Kläre spätestens 8 Wochen vor dem Termin bei der zuständigen Stelle, ob eine Veranstaltungs-, Ausschank-, Nutzungs- oder Lärmgenehmigung erforderlich ist.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Einlass, Spenden, Catering, Technik, Künstlerbetreuung und Aufräumen. Für ein Festival mit etwa 100 Gästen sind meist 10 bis 15 Helfer sinnvoll, verteilt auf Schichten.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Benefizfestival?: Berechne die Mengen nach bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Für die erste Stunde kannst du pro erwachsener Person ungefähr 2 bis 3 Getränke einplanen; Wasser und alkoholfreie Optionen sollten durchgehend verfügbar sein.

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