Checklist para organizar un festival benéfico sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza entre 8 y 12 semanas antes: define el objetivo, reserva el lugar, solicita los permisos y comprueba el seguro antes de publicar la fecha. Los trámites y las reservas de equipo suelen ser lo que más tarde se confirma.
• Cierra el programa y los artistas al menos 4 semanas antes. Reserva también el equipo de sonido, incluidos altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables alargadores y regletas; el portátil de música por sí solo no resuelve una prueba técnica.
• Asigna funciones a los voluntarios 7 días antes y entrega el plan de trabajo impreso el día anterior. Divide como mínimo la recepción, las donaciones, el catering, el escenario y la recogida para que nadie tenga que improvisar su puesto.
• Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Confirma las cantidades y reserva con tiempo platos, cuencos, vasos, cubiertos, bandejas, neveras portátiles, termos y máquinas de café.
• Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y comparte la ruta y la información de aparcamiento. Si el festival es al aire libre, verifica que las carpas, mesas, sillas y aseos estén confirmados y decide quién contactará con cada proveedor durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival benéfico?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, solicitar permisos, comprobar el seguro, confirmar artistas y actuaciones, contratar el sonido y preparar la página de donaciones sin concentrarlo todo en la última semana.

¿Qué permisos hacen falta para un festival benéfico?

Depende del lugar y del tipo de actividad, así que solicita la información a la autoridad correspondiente al menos 6 semanas antes. Comprueba también el seguro y cualquier requisito relacionado con música, venta de comida, estructuras temporales o concentración de público.

¿Cuánto catering calcular para un festival benéfico?

Calcula las cantidades a partir del número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10% para cambios y asistentes sin registro. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y separa las raciones especiales antes de hacer la compra.

¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido y los aseos?

Confirma ambos servicios al menos 4 semanas antes y vuelve a verificarlos 7 días antes. Para el sonido, pide que se incluyan altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables y regletas; para los aseos, confirma la cantidad, la ubicación y el horario de instalación.

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