Checklist voor een goed georganiseerd benefietfestival

Een benefietfestival vraagt om meer dan een programma en een oproep voor donaties. Je regelt tegelijk een locatie, vergunningen, artiesten, vrijwilligers, techniek, catering en betaalmogelijkheden. Begin met het doelbedrag en de verwachte opbrengst, zodat je kosten kunt begrenzen en bezoekers duidelijk kunt uitleggen waarvoor ze bijdragen. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de boodschappen en het draaiboek op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengst vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Optredens bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveringen reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Toiletten reserveren
Betaalmogelijkheden regelen
Donatiepagina aanmaken
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programma- en routeborden maken
2 personen
Contant wisselgeld klaarleggen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Bar en buffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Bezoekers welkom heten
4 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Optredens aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Extra zitplaatsen vrijhouden
Laatste donaties verzamelen
2 personen
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's en opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Rolhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 14
Postersaantal 20
Programma- en routebordenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Fondsenwerving

Donatieboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
QR-codekaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 200

Kantoor

Draaiboekenaantal 15
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 80
Contantegeld-enveloppenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het doelbedrag en de verwachte kosten vroeg vast. Zo zie je vóór je artiesten, catering en apparatuur boekt hoeveel ruimte er overblijft voor de uiteindelijke opbrengst.
Vraag vergunningen, verzekering en locatie minstens 8 tot 12 weken vooraf na. Controleer meteen of toiletten, partytenten, stroom en geluidsapparatuur apart geregeld moeten worden.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week voor het festival. Plan per taak minimaal één verantwoordelijke en houd extra mensen vrij voor opbouw, ontvangst en opruimen.
Bereken catering op basis van bevestigde aanmeldingen en dieetwensen, met ongeveer 10 procent reserve. Regel buffettafels, herbruikbaar servies, drinkglazen, koelboxen en thermoskannen vóór de leveringsdag.
Test geluid en betalingen vóór opening. Leg microfoons, actieve speakers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer ook de donatiepagina en contante betaalmogelijkheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en vraag vergunningen meteen aan; leg programma, artiesten en techniek uiterlijk 6 tot 8 weken voor de datum vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietfestival?: Reken op minimaal één vrijwilliger per vaste taak en plan daarnaast 10 tot 20 procent reserve. Voor ontvangst, catering, techniek, donaties, opbouw en opruimen zijn vaak 12 tot 20 mensen nodig bij een middelgroot festival.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een benefietfestival?: Gebruik het aantal bevestigde bezoekers als basis en bestel ongeveer 10 procent extra eten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van het weer en het programma.
Wanneer moet ik het draaiboek voor een benefietfestival maken?: Maak een eerste versie ongeveer 3 weken vooraf en werk die 1 week voor het festival definitief uit. Zet tijden, contactpersonen, vrijwilligersindeling, leveringen, route-informatie en het noodplan erin en druk meerdere exemplaren af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.