Checklist pour organiser un festival caritatif

Un festival caritatif demande de coordonner une cause, un programme public et une logistique plus proche d’un petit événement professionnel que d’une simple fête. Commence par fixer l’objectif et le montant à récolter, puis réserve le lieu, vérifie les autorisations et l’assurance avant d’annoncer la date. Les artistes, les bénévoles, le catering, la sonorisation, les toilettes et les moyens de paiement doivent être confirmés assez tôt. Cette checklist rassemble les 80 tâches et les 67 fournitures du plan, dans l’ordre où tu en auras besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le montant récolté
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Confirmer les prestations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les livraisons
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver les toilettes
Organiser les moyens de paiement
Créer une page de dons
Imprimer le déroulé
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Installer le bar et le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les artistes
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Réserver des places supplémentaires
Collecter les derniers dons
2 personnes
Remercier les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier le montant du don
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les photos et les bénéfices

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 150
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable de musique
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Dérouleurs de câbleqté 3
Glacièresqté 5
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 14
Affichesqté 20
Panneaux du programme et du parcoursqté 8
Flèches de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Collecte de fonds

Boîtes à donsqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes QR codeqté 20
Braceletsqté 200

Bureau

Déroulésqté 15
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 80
Enveloppes pour espècesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et lance les demandes d’autorisation dès que la date est envisagée : certaines validations peuvent prendre plusieurs semaines. Vérifie aussi l’assurance avant de signer les prestations.
Prépare le programme avant d’imprimer les invitations et les affiches. Confirme chaque artiste par écrit, avec l’horaire d’arrivée, la durée de la prestation et les besoins techniques liés aux microphones et à la table de mixage.
Attribue les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de constituer une liste générale. Prévois notamment l’accueil, les paiements, le point dons, le catering, le montage et le rangement, avec une personne responsable de chaque équipe.
Calcule le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Réserve les livraisons après ce calcul et prévois un espace pratique pour les tables de buffet, les glacières, les thermos et la vaisselle réutilisable.
Envoie les informations d’itinéraire et de stationnement avant l’événement, puis vérifie la météo dans les derniers jours. Si des tentes sont prévues, confirme leur installation et garde un plan clair pour protéger le public, le matériel et les aliments.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival caritatif ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les artistes, d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance et de mettre en place la page de dons.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival caritatif ?: Le nombre dépend de la jauge et du programme, mais répartis les personnes par postes et par créneaux plutôt que de compter un seul total. Prévois au minimum une équipe pour l’accueil, une pour les paiements et les dons, une pour le catering, une pour la technique et une pour le montage-rangement.
Quand confirmer le catering et les quantités ?: Recueille les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer les quantités. Confirme ensuite les livraisons au plus tard 1 à 2 semaines avant le festival, puis fais les dernières courses après la vérification des prévisions et du nombre attendu.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un festival caritatif ?: Réserve la sonorisation avec suffisamment d’avance et vérifie la compatibilité des enceintes actives, de la table de mixage, des microphones, des pieds et de l’ordinateur de musique. Prépare aussi les rallonges, multiprises et dérouleurs de câble, puis teste l’installation avant l’ouverture au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.