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Baukongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Baukongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm, Referenten, Raumaufteilung und Anmeldung hängen direkt zusammen. Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe Präsentationen, Anschlüsse und Mikrofone vorher mit den Vortragenden. Auch Namensschilder, Ernährungswünsche, Parkinformationen und Catering werden schnell zu Last-minute-Aufgaben. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Kontrolle von Saal, Registrierungstresen und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Referenten und Präsentationen bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Namensschilddaten sammeln

  • Programm drucken lassen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Mittagsgerichte bereitstellen

    3 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Mitarbeiterbriefing abhalten

    6 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungssession begleiten

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Ausrüstung sicher verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Teilnehmermail versenden

  • Präsentationen nachschicken

  • Rechnungen prüfen

  • Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 6
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • BuffetschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoboxenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamenskartenständerAnz. 110
  • RoutenhalterAnz. 8
  • Bühnenplakat

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 120
  • RegistrierungsformulareAnz. 120
  • KugelschreiberAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • BadgehalterAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120

Drucksachen

  • ProgrammeAnz. 120
  • SprecherkärtchenAnz. 10
  • BewertungskartenAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • AbdeckbandAnz. 6
  • MarkerAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten frühzeitig. Für jede Präsentation solltest du spätestens einige Tage vor dem Kongress die Datei, das Seitenverhältnis und den benötigten Anschluss kennen.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Raumkapazität und Ablauf feststehen. Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und verschicke Parkinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
  • Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild ein und drucke zusätzlich etwa 5 bis 10 leere Ersatzschilder. So kannst du Nachmeldungen und falsch geschriebene Namen am Registrierungstresen direkt auffangen.
  • Teste Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam im aufgebauten Saal. Lege mindestens einen passenden HDMI-Adapter, zwei Verlängerungskabel und USB-Sticks als Reserve bereit.
  • Kühle Getränke am Vorabend und kontrolliere am Veranstaltungstag Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen, Teller und Besteck. Der Registrierungstresen sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass stehen, der Saal etwa 30 Minuten vorher vollständig bestuhlt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Baukongress organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Raumaufteilung und Programm. Referenten, Catering und technische Anforderungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Kongress bestätigt sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Baukongress?
Rechne für die erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit und plane rund 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen ein.
Wann müssen die Präsentationen für einen Baukongress vorliegen?
Fordere die Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. Prüfe sie anschließend technisch und speichere alle Dateien zusätzlich auf zwei USB-Sticks sowie auf dem Präsentationslaptop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Baukongresses?
Plane für Tische, Kongressstühle, Registrierungstresen, Technik und Buffet mindestens 2 Stunden ein. Der Saal sollte 30 Minuten vor Einlass kontrolliert sein; der Techniktest beginnt idealerweise 60 bis 90 Minuten vorher.

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