Ein Bandfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Bandfestival entscheidet nicht nur das Line-up über einen reibungslosen Tag. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bestätige danach die Bands und kläre ihre technischen Anforderungen. Parallel prüfst du Genehmigungen, Versicherung und Nachbarschaftsinformationen. Am Veranstaltungstag müssen Bühne, Ton, Licht, Catering, Kasse und Crew nach einem festen Zeitplan zusammenspielen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Bands ansprechen
2 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Künstlerinformationen sammeln
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Programm erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung online stellen
2 Personen
9
Poster verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen vornehmen
13
Genehmigungen prüfen
2 Personen
14
Versicherung prüfen
15
Nachbarn informieren
16
Auftrittsplan drucken
17
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
18
Freiwillige einweisen
3 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Ausrüstung prüfen
2 Personen
21
Instrumente befestigen
22
Catering vorbereiten
4 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Kasse vorbereiten
2 Personen
25
Armbänder bereitlegen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Gelände inspizieren
2 Personen
28
Bühne aufbauen
6 Personen
29
Soundanlage installieren
4 Personen
30
Licht installieren
3 Personen
31
Strom anschließen
3 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Bar einrichten
3 Personen
35
Cateringbereich einrichten
3 Personen
36
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Soundcheck durchführen
4 Personen
42
Backline aufbauen
4 Personen

Event

43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Publikum begrüßen
3 Personen
45
Einlass registrieren
3 Personen
46
Armbänder verteilen
2 Personen
47
Programm vorstellen
48
Auftritte ankündigen
49
Bands begleiten
2 Personen
50
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
51
Ton bei Auftritten bedienen
2 Personen
52
Licht bei Auftritten bedienen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Kasse bedienen
2 Personen
57
Eingangsaufsicht übernehmen
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
60
Bestand prüfen
61
Endzeit ankündigen
62
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
3 Personen
64
Instrumente verladen
4 Personen
65
Bühne abbauen
6 Personen
66
Ton abbauen
4 Personen
67
Licht abbauen
3 Personen
68
Möbel wegräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Bar reinigen
2 Personen
73
Cateringstation reinigen
2 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Bestände zählen
2 Personen
78
Kasse abschließen
2 Personen
79
Materialien prüfen
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
81
Schlüssel zurückgeben
82
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
BiertischeAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
BühnenverstärkerAnz. 4
GitarrenständerAnz. 8
NotenpulteAnz. 8
Beleuchtung für den Mischpulttisch
KabeltrommelnAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterketteAnz. 6
ArbeitslampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
GetränkekistenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Catering

Einkäufe

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
WimpelkettenAnz. 10
FestivalplakateAnz. 30
ProgrammständerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
ZäuneAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Registrierung

Eingangsbereich
GeldkassettenAnz. 2
GeldautomatAnz. 2
ArmbänderAnz. 300
KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen jeder Band spätestens vier Wochen vor dem Festival. So erkennst du früh, ob Mischpult, Monitorspeaker, DI-Boxen, Mikrofone und Verstärker zusammenpassen.
Plane den Bühnenwechsel nicht nur nach der Auftrittsdauer. Rechne pro Band zusätzlich 15 bis 30 Minuten für Umbau, Kabel und Soundcheck ein und drucke den Auftrittsplan für Crew und Künstler aus.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und mögliche Vorgaben für den Veranstaltungsort mindestens sechs Wochen vorher. Eine verspätete Klärung kann das gesamte Programm gefährden.
Teile die Crew vor dem Einlass eindeutig ein und weise Freiwillige vor Beginn in Kasse, Garderobe, Bühne und Einlass ein. Lege Armbänder, Ersatzbatterien, Kabelkanäle und Arbeitslampen an festen Stellen bereit.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und stelle Catering sowie erfasste Ernährungswünsche nach einem eigenen Plan bereit. Reserviere für Aufbau, Soundcheck und Einkäufe feste Zeitfenster, statt alles auf den Veranstaltungstag zu verschieben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man die Bands für ein Festival buchen?: Sprich die Bands idealerweise drei bis sechs Monate vor dem Festival an. Bestätige Auftritte, Gagen und technische Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Termin schriftlich.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Bandfestivals?: Plane für Bühne, Ton und Licht mindestens sechs bis acht Stunden Aufbau ein. Für jede Band kommen meist 30 bis 60 Minuten Soundcheck hinzu, abhängig von der technischen Ausstattung.
Wann muss man die Genehmigungen für ein Bandfestival prüfen?: Beginne mindestens sechs Wochen vor dem Festival mit der Prüfung. Bei einem neuen Veranstaltungsort oder Außenbereich solltest du noch früher klären, welche Fristen und Auflagen gelten.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Bands liegen?: Plane zwischen den Auftritten mindestens 15 bis 30 Minuten für Umbau und Kabelwechsel ein. Bei unterschiedlichen Besetzungen oder umfangreicher Backline sind 30 bis 45 Minuten realistischer.

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