Organiser un festival de groupes, étape par étape

Un festival de groupes se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par bloquer la date et le lieu avant de contacter les artistes, car la scène, le son et les autorisations dépendent directement de ces choix. Faites confirmer chaque prestation par écrit et recueillez les besoins techniques de chaque groupe au moins quelques semaines à l’avance. Le jour J, une équipe briefée, un programme imprimé et une caisse prête évitent les retards les plus fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Approcher les groupes de musique
2 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Rassembler les informations sur les artistes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations
13
Vérifier les autorisations
2 personnes
14
Vérifier l’assurance
15
Informer les voisins
16
Imprimer le programme des spectacles
17
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
18
Briefer les bénévoles
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier l'équipement
2 personnes
21
Fixer les instruments
22
Préparer le service traiteur
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer la caisse
2 personnes
25
Préparer les bracelets
26
Vérifier les prévisions météo
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer le son
4 personnes
30
Installer l’éclairage
3 personnes
31
Brancher l’électricité
3 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager le bar
3 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Aménager l’entrée
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
42
Installer le backline
4 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Enregistrer l’entrée
3 personnes
46
Distribuer les bracelets
2 personnes
47
Présenter le programme
48
Annoncer les spectacles
49
Encadrer les groupes
2 personnes
50
Coordonner les changements de scène
4 personnes
51
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
52
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Tenir la caisse
2 personnes
57
Assurer la surveillance à l’entrée
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
60
Vérifier les stocks
61
Annoncer l'heure de fin
62
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
3 personnes
64
Charger les instruments
4 personnes
65
Démonter la scène
6 personnes
66
Démonter le son
4 personnes
67
Démonter l'éclairage
3 personnes
68
Ranger le mobilier
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le bar
2 personnes
73
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Compter le stock
2 personnes
78
Clôturer la caisse
2 personnes
79
Vérifier le matériel
2 personnes
80
Retourner les matériels de location
3 personnes
81
Rendre les clés
82
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Amplificateurs de scèneqté 4
Supports de guitareqté 8
Pupitres de musiqueqté 8
Éclairage de la table de mixage
Rallonges à enrouleurqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 12
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlande lumineuseqté 6
Lampes de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Casiers de boissonsqté 10
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches du festivalqté 30
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Barrièresqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Bureau d’accueil
Caisses à monnaieqté 2
Terminal de paiementqté 2
Braceletsqté 300
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20

Conseils

Réservez le lieu avant de confirmer les groupes : vérifiez la capacité, les horaires autorisés, l’alimentation électrique et l’espace nécessaire pour la scène, les tentes et le public.
Demandez à chaque groupe une fiche technique complète au moins 4 semaines avant le festival. Notez les microphones, boîtiers DI, retours, amplificateurs et branchements réellement nécessaires, puis comparez ces besoins avec votre matériel.
Prévoyez un créneau d’installation et de balances séparé du programme public. Avec plusieurs groupes, comptez au minimum 30 à 45 minutes par changement de plateau, davantage si la batterie ou les amplificateurs restent à déplacer.
Ne laissez pas les autorisations, l’assurance et l’information des voisins à la dernière semaine. Faites ces vérifications dès que le lieu et les horaires sont fixés, puis gardez les justificatifs avec le dossier de l’événement.
Préparez les bénévoles avec une répartition horaire précise : accueil, inscriptions, scène, restauration, boissons et caisse. Refroidissez les boissons avant l’ouverture, préparez les bracelets et imprimez quelques exemplaires du programme pour éviter les files au démarrage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de groupes ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs groupes. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les prestations, régler les autorisations et organiser la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il contacter les groupes de musique ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et les horaires possibles sont connus, idéalement 3 à 6 mois avant. Demandez une confirmation écrite et leurs besoins techniques au plus tard 4 semaines avant le festival.
Combien de temps prévoir entre deux groupes ?: Réservez généralement 30 à 45 minutes entre deux prestations pour le changement de plateau et les balances rapides. Ajoutez du temps si les instruments, les amplificateurs ou la batterie doivent être remplacés.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de groupes ?: La veille, vérifiez la sonorisation, les câbles, les multiprises, les rallonges, l’éclairage et les instruments prévus. Préparez aussi la caisse, les bracelets, les boissons froides, le programme imprimé et le briefing de l’équipe.

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