Zo organiseer je een bandfestival zonder technische verrassingen
Begin met de datum, locatie en het aantal bands dat je realistisch kunt programmeren. Leg daarna optredens schriftelijk vast en verzamel per band de technische wensen, bezetting en aankomsttijd. Pas als die informatie compleet is, maak je het programma en regel je promotie, vergunningen, crew en catering. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, stroom, ombouwtijd en vrijwilligers pas in de laatste week worden bekeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Bands benaderen
2 personen
- 3
Optredens bevestigen
2 personen
- 4
Artiesteninformatie verzamelen
- 5
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 6
Programma opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Promotie online plaatsen
2 personen
- 9
Posters verspreiden
3 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Reserveringen maken
- 13
Vergunningen controleren
2 personen
- 14
Verzekering controleren
- 15
Buren informeren
- 16
Optredenschema printen
- 17
Crewindeling maken
2 personen
- 18
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Apparatuur controleren
2 personen
- 21
Instrumenten bevestigen
- 22
Catering voorbereiden
4 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Kassa voorbereiden
2 personen
- 25
Polsbandjes klaarleggen
- 26
Weersverwachting controleren
- 27
Terrein inspecteren
2 personen
- 28
Podium opbouwen
6 personen
- 29
Geluid installeren
4 personen
- 30
Licht installeren
3 personen
- 31
Stroom aansluiten
3 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Bar inrichten
3 personen
- 35
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 36
Entree inrichten
2 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 40
Toiletten controleren
2 personen
- 41
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 42
Backline klaarzetten
4 personen
Event
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Publiek verwelkomen
3 personen
- 45
Entree registreren
3 personen
- 46
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 47
Programma toelichten
- 48
Optredens aankondigen
- 49
Bands begeleiden
2 personen
- 50
Podiumwissels begeleiden
4 personen
- 51
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
- 52
Licht tijdens optredens bedienen
- 53
Dranken serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Kassa bedienen
2 personen
- 57
Toezicht houden bij entree
2 personen
- 58
Toiletten tussentijds controleren
- 59
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 60
Voorraad controleren
- 61
Eindtijd aankondigen
- 62
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 63
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 64
Instrumenten inladen
4 personen
- 65
Podium afbreken
6 personen
- 66
Geluid afbreken
4 personen
- 67
Licht afbreken
3 personen
- 68
Meubilair opruimen
4 personen
- 69
Decoratie verwijderen
3 personen
- 70
Afval verzamelen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Bar schoonmaken
2 personen
- 73
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
- 74
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 75
Terrein schoonmaken
4 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 77
Voorraad tellen
2 personen
- 78
Kassa afsluiten
2 personen
- 79
Materialen controleren
2 personen
- 80
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 81
Sleutels retourneren
- 82
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Biertafelsaantal 8
- Partytentenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 6
- Podiumversterkersaantal 4
- Gitaarstatievenaantal 8
- Muzieklessenaarsaantal 8
- Mengtafelverlichting
- Kabelhaspelsaantal 6
- XLR-kabelsaantal 16
- Jackkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtslingeraantal 6
- Werklampenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Drankkrattenaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Festivalpostersaantal 30
- Programmastandaardsaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Naambadgesaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Hekkenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Registratie
- Entreebalie
- Geldkistjesaantal 2
- Pinautomaataantal 2
- Polsbandjesaantal 300
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
Tips
- Plan per band niet alleen de speeltijd, maar ook soundcheck en ombouw. Zet deze blokken direct in het optredenschema, zodat bands niet tegelijk hun apparatuur hoeven op te bouwen.
- Vraag technische informatie uiterlijk 4 weken voor het festival op. Controleer per band microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, versterkers en aansluitingen voordat je de mengtafel en kabels definitief indeelt.
- Maak een stroomplan met kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten. Houd werklampen en reservebatterijen apart van de publieksverlichting, zodat je bij een storing veilig kunt doorwerken.
- Verdeel de crew in herkenbare rollen: podium, artiestenontvangst, kassa, bar en publieksbegeleiding. Geef iedere vrijwilliger vóór de opening een korte instructie met starttijd, overdracht en telefoonnummer van de coördinator.
- Regel catering en dranken op basis van je aanmeldingen en het programma. Koel de dranken vóór de deuren opengaan, leg polsbandjes en kassa klaar en verzamel dieetwensen niet pas op de festivaldag.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel maanden van tevoren moet je een bandfestival organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en bands. Regel vergunningen, verzekering en technische afspraken uiterlijk 8 weken voor het festival, omdat aanpassingen daarna snel lastig worden.
- Hoeveel tijd moet je tussen optredens van bands plannen?
- Reken meestal 30 tot 45 minuten tussen twee bands voor afbouw, opbouw en een korte soundcheck. Bij grote bezettingen of gedeelde backline is 60 minuten veiliger; neem die tijd op in het gedrukte programma.
- Wanneer moet je de technische wensen van bands verzamelen?
- Vraag de technische wensen direct na de bevestiging op en sluit de inventarisatie uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer daarna of mengtafel, luidsprekers, monitoren, microfoons, kabels en podiumversterkers beschikbaar zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bandfestival?
- Voor een klein festival met meerdere bands heb je tijdens de publieksuren minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor artiesten en podium, 2 voor kassa of entree en 2 voor bar en publieksruimte nodig. Plan daarnaast minstens 2 reservekrachten voor pauzes en uitval.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!