Cómo organizar un festival de bandas sin perder el control

Organizar un festival de bandas requiere coordinar artistas, escenario, sonido, permisos y público en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y confirma pronto las necesidades técnicas de cada grupo. Después cierra el programa, la promoción, las reservas y la distribución del equipo. Los problemas suelen aparecer cuando faltan cables, horarios impresos, instrucciones para voluntarios o tiempo para probar el sonido.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar a las bandas
2 personas
3
Confirmar las actuaciones
2 personas
4
Recopilar información de los artistas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la promoción en línea
2 personas
9
Distribuir carteles
3 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer reservas
13
Comprobar permisos
2 personas
14
Comprobar el seguro
15
Informar a los vecinos
16
Imprimir el horario de actuaciones
17
Hacer la distribución del equipo
2 personas
18
Instruir a los voluntarios
3 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Comprobar el equipo
2 personas
21
Asegurar los instrumentos
22
Preparar el catering
4 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar la caja registradora
2 personas
25
Preparar las pulseras
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Montar el escenario
6 personas
29
Instalar sonido
4 personas
30
Instalar la iluminación
3 personas
31
Conectar la corriente
3 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar la barra
3 personas
35
Montar el punto de catering
3 personas
36
Montar la entrada
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar la señalización
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Hacer la prueba de sonido
4 personas
42
Preparar la backline
4 personas

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Dar la bienvenida al público
3 personas
45
Registrar la entrada
3 personas
46
Repartir pulseras
2 personas
47
Presentar el programa
48
Anunciar las actuaciones
49
Guiar a las bandas
2 personas
50
Coordinar los cambios de escenario
4 personas
51
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
52
Controlar la iluminación durante las actuaciones
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Operar la caja
2 personas
57
Supervisar la entrada
2 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
59
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
60
Comprobar el inventario
61
Anunciar la hora de finalización
62
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

63
Apagar el equipo
3 personas
64
Cargar los instrumentos
4 personas
65
Desmontar el escenario
6 personas
66
Desmontar el sonido
4 personas
67
Desmontar la iluminación
3 personas
68
Recoger el mobiliario
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger la basura
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar la barra
2 personas
73
Limpiar el punto de catering
2 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Limpiar el recinto
4 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Contar el inventario
2 personas
78
Cerrar la caja
2 personas
79
Comprobar los materiales
2 personas
80
Devolver el material alquilado
3 personas
81
Devolver las llaves
82
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesascant. 12
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mesas de cervezacant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Altavoces del escenariocant. 4
Soportes para guitarracant. 8
Atriles de músicacant. 8
Iluminación de la mesa de mezclas
Enrollacablescant. 6
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 12
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas de trabajocant. 6
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de bebidascant. 10
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 10
Carteles del festivalcant. 30
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 12
Credencialescant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Vallascant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Registro

Mostrador de entrada
Cajas de caudalescant. 2
Cajero automáticocant. 2
Pulserascant. 300
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20

Consejos

Confirma cada actuación por escrito y pide a cada banda su formación, horario de llegada y necesidades técnicas al menos 4 semanas antes. Así podrás preparar la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI y los monitores sin improvisar.
Haz una prueba completa del equipo el día anterior: altavoces, subwoofers, cables XLR, cables jack, regletas y alargadores. Lleva baterías de repuesto y separa los cables de señal de los cables de corriente para reducir fallos y tropiezos.
Cierra el programa con horarios de montaje, prueba de sonido, actuación y cambio entre bandas. Imprime varias copias del horario el mismo día y entrega una a cada responsable de grupo y a los voluntarios de escenario.
Comprueba permisos, seguro y comunicación a los vecinos antes de publicar la promoción. Reserva al menos 2 semanas para corregir documentación o ajustar horarios de sonido si el lugar impone condiciones.
Prepara la operación del público antes de que llegue la primera banda: pulseras, caja registradora, bebidas frías, catering y preferencias dietéticas. Cuenta con una persona responsable de caja y otra para coordinar el backstage durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de bandas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las bandas, los permisos y el equipo de sonido suelen necesitar confirmación antes de que puedas publicar el programa definitivo.
¿Cuándo hay que confirmar el sonido de un festival de bandas?: Recopila las necesidades técnicas al cerrar cada actuación y confirma el listado final al menos 4 semanas antes. Haz una prueba completa del equipo el día anterior y una comprobación rápida antes de abrir las puertas.
¿Cuántas personas hacen falta para organizar un festival de bandas?: Para un festival pequeño, calcula al menos 1 coordinador, 2 personas para escenario y sonido, 2 para entradas o caja y 4 voluntarios para público, montaje y apoyo. Añade personal si hay cambios rápidos entre actuaciones o varias zonas.
¿Cuándo se prepara el programa de actuaciones?: Prepara un primer borrador cuando todas las bandas estén confirmadas, normalmente 3 o 4 semanas antes. Déjalo cerrado y publícalo al menos 10 días antes, reservando tiempo para imprimir horarios y comunicar cambios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.