Automesse: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für eine Automesse brauchst du mehr als Fahrzeuge und Ausstellerflächen. Plane Mobiliar für Gespräche, Technik für Anmeldung und Bezahlung, klare Absperrungen sowie Beleuchtung für Aufbau, Einlass und Abendstunden ein. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Funkgeräte, Namensschilder und mobile Ladegeräte kurz vor dem Start. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig nach Besucherzahl, Standanzahl und Geländegröße zu planen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
ThekenAnz. 4
PartyzelteAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
Barcode-ScannerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
NotlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 6
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
Fotowand
WegweiserAnz. 16
Halter für TellerAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
LagerboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Hummus - 10 Becher
- Kräuterfrischkäse - 10 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Schinkenkeule - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Mini-Brötchen - 250 Stück
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Vegetarische Wraps - 80 Stück
- Hähnchen-Wraps - 80 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Gewürzmischung - 2 Gläser
- Servietten - 1000 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Müllbeutel für Treteimer - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Putzschwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Pflaster - 4 Schachteln
- Einweghandschuhe - 4 Kartons
- Klebeband - 12 Rollen
- Seil - 4 Rollen
- Kabelbinder - 300 Stück
- Filzstifte - 12 Stück
- Kugelschreiber - 30 Stück
- Notizblöcke - 10 Stück
- Etiketten - 500 Stück
- Druckerpapier - 2 Packungen

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 500
NamensschildhalterAnz. 300
BesucherausweiseAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
KassenschaleAnz. 2
GeldkassetteAnz. 2
KlemmbrettAnz. 10
StiftehalterAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
SchutzhüllenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
PutzeimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
BesenAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Tipps

Plane pro Aussteller mindestens einen Tisch und zwei Sitzplätze ein; bei Beratungsgesprächen sind Stehtische oder eine Theke zusätzlich sinnvoll. Bestätige die benötigte Menge spätestens 7 Tage vor der Messe.
Rechne für Einlass und Registrierung mit mindestens einem Laptop oder Tablet je Zugangspunkt und halte ein Kartenlesegerät als Reserve bereit. Barcode-Scanner und Namensschilder solltest du vorab mit den Anmeldedaten testen.
Kalkuliere Verlängerungskabel und Kabeltrommeln für jeden Strombereich separat, statt eine lange Leitung über das gesamte Gelände zu legen. Sichere Kabel an Laufwegen und prüfe alle Anschlüsse vor dem Aufbau.
Bestelle Absperrpfosten und Absperrgitter nach dem Lageplan, nicht nach Bauchgefühl. Für Einlass, Fahrzeugflächen und Backstage-Bereiche brauchst du meist getrennte Absperrungen, damit Besucherströme nicht mit Autos kollidieren.
Plane für dunkle Bereiche LED-Baustrahler, Notlampen und Taschenlampen ein; Lichterketten allein ersetzen keine Arbeits- oder Sicherheitsbeleuchtung. Teste die Beleuchtung spätestens am Vorabend bei den tatsächlichen Lichtverhältnissen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Automesse?: Du brauchst Mobiliar für Aussteller und Besucher, Technik für Registrierung und Bezahlung, Absperrungen, Stromzubehör, Beleuchtung und Beschilderung. Beginne mit der Beschaffung mindestens 4 Wochen vor dem Termin und gleiche die Mengen 7 Tage vorher mit den bestätigten Ausstellern ab.
Wie viele Tische brauche ich für eine Automesse?: Plane mindestens einen Klapptisch pro Aussteller ein, ergänzt um Stehtische oder eine Theke für gemeinsame Informationsbereiche. Bei 20 Ausstellern sind damit mindestens 20 Klapptische nötig; bestelle 1 bis 2 Reservetische für kurzfristige Änderungen.
Wie viel Technik braucht eine Automesse?: Rechne je Zugangspunkt mit einem Laptop oder Tablet und einem Kartenlesegerät; für wichtige Funktionen ist ein Ersatzgerät sinnvoll. Pro Team im Außenbereich solltest du außerdem mindestens ein Funkgerät einplanen und Powerbanks für jede mobile Registrierungsstation bereithalten.
Wann muss ich Absperrungen und Beleuchtung bestellen?: Reserviere Absperrpfosten, Absperrgitter und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Automesse. Prüfe Stromanschlüsse, Kabel, Notlampen und Taschenlampen beim Aufbau und führe spätestens am Vorabend einen vollständigen Funktionstest durch.

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