Automesse organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Automesse braucht früh festgelegte Zeiten, eine passende Location und einen klaren Lageplan. Danach folgen Aussteller, Anmeldung, Werbung, Catering und die Einteilung von Parkflächen und Ständen. Plane außerdem Strom, Beleuchtung, Absperrungen und die Einlasskontrolle nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich durch die 83 Aufgaben und 72 benötigten Gegenstände – von der ersten Entscheidung bis zum Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Anzeigen verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Lageplan vorbereiten
Catering bestellen
Zäune und Absperrungen reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtungsplan prüfen
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Parkplatzordner einplanen
Einlasskontrolle einplanen
Cateringteam einplanen
Technikteam einplanen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Location inspizieren
3 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standfläche markieren
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Presseraum einrichten
2 Personen
Aussteller-Briefing geben
2 Personen
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Parkplätze betreuen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Pläne verteilen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Catering öffnen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Fotomoment begleiten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Ausgang begleiten
3 Personen
Standbetreiber auschecken lassen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Catering abschließen
3 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Absperrgitter abbauen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Aussteller über die Kaution informieren
Fundgegenstände registrieren
Fotos und Dateien archivieren
Rechnungen und Kassenbelege ordnen
Dankeschön an Besucher senden
Dankeschön an die Standbetreiber verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
ThekenAnz. 4
PartyzelteAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
Barcode-ScannerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
NotlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 6
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
Fotowand
WegweiserAnz. 16
Halter für TellerAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
LagerboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 500
NamensschildhalterAnz. 300
BesucherausweiseAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
KassenschaleAnz. 2
GeldkassetteAnz. 2
KlemmbrettAnz. 10
StiftehalterAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
SchutzhüllenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
PutzeimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
BesenAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. So können Standbetreiber, Besucherwerbung und Catering mit denselben Angaben arbeiten.
Schicke bestätigten Ausstellern die wichtigsten Informationen spätestens 14 Tage vor der Automesse. Lageplan, Aufbauzeiten, Stromanschlüsse, Zufahrt und Ansprechpartner sollten in einer Nachricht stehen.
Erstelle Park- und Standaufteilung nicht erst am Aufbautag. Markiere Zufahrten, Besucherwege, Absperrgitter und Notausgänge im Lageplan und gib ihn allen Verantwortlichen digital und ausgedruckt.
Teste Besucherregistrierung, Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner und Funkgeräte vor dem Einlass. Plane für jedes Gerät eine Ersatzlösung ein, etwa ein geladenes Mobiltelefon oder eine Powerbank.
Prüfe die Beleuchtung bei Dunkelheit oder mindestens am Vorabend. LED-Baustrahler, Notlampen, Taschenlampen, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel müssen sicher liegen und dürfen keine Wege blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Automesse organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherung. Ausstelleransprache und Anmeldeformular sollten mindestens 3 bis 4 Monate vor dem Termin starten.
Wann sollten die Aussteller einer Automesse bestätigt werden?: Bestätige Standbetreiber spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Standaufteilung, Stromplanung, Beschilderung und die finalen Ausstellerinformationen.
Wie viele Helfer brauche ich für den Einlass und das Parken?: Plane mindestens 2 Personen für die Einlasskontrolle und zusätzlich 1 Parkplatzordner pro stark belastetem Zufahrtsbereich ein. Bei mehreren Eingängen braucht jeder Eingang eine eigene Besetzung.
Wann muss ich Strom und Beleuchtung für eine Automesse prüfen?: Kontrolliere Stromanschlüsse, Kabel und Beleuchtung mindestens 7 Tage vorher und teste alles beim Aufbau erneut. Für den Messetag sollten Ersatzkabel, Kabeltrommeln, Powerbanks und Taschenlampen bereitliegen.

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