Checklist para organizar un salón del automóvil

Organizar un salón del automóvil exige coordinar expositores, visitantes, vehículos y servicios desde el primer día. Empieza por cerrar la fecha, el horario y el recinto; después confirma permisos, seguro y necesidades técnicas. La inscripción de expositores, el plano de puestos y la circulación del público deben quedar definidos antes de abrir la promoción. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Difundir anuncios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Preparar el plano
Pedir el catering
Reservar vallas y barreras
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el plan de iluminación
2 personas
Enviar información a los expositores
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Programar a los encargados de aparcamiento
Programar el control de acceso
Programar el equipo de catering
Programar al equipo técnico
Comprobar los suministros de primeros auxilios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar el espacio del stand
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Montar la sala de prensa
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas
Realizar la limpieza final
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Guiar los aparcamientos
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir planos
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Abrir el catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Guiar la salida
3 personas
Hacer el check-out a los expositores
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Recoger el material del stand
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar las vallas
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Informar a los expositores sobre la fianza
Registrar objetos perdidos
Archivar fotos y archivos
Ordenar facturas y recibos
Enviar agradecimiento a los visitantes
Enviar agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mostradorescant. 4
Carpas de fiestacant. 8
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 20
Vallas de control de multitudescant. 30

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Datáfonoscant. 3
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 6
Baterías externascant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de emergenciacant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Banners de la feriacant. 8
Banners enrollablescant. 6
Banderascant. 12
Mantelescant. 24
Photowall
Carteles direccionalescant. 16
Portaplatoscant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras

Registro

Formularios de registrocant. 500
Portanombrescant. 300
Pases de visitantecant. 300
Pulserascant. 300
Cajón de la caja registradoracant. 2
Caja registradoracant. 2
Portapapelescant. 10
Portalápicescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Conos de tráficocant. 24
Fundas protectorascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 20
Cubos de limpiezacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Escobascant. 6
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Consejos

Cierra la fecha y el horario antes de contactar con expositores y publicar inscripciones. Reserva también el recinto con suficiente antelación para poder comprobar accesos, aparcamiento y puntos de electricidad.
Pide a cada expositor sus necesidades de espacio, mobiliario y conexión al menos 4 semanas antes del salón. Con esas respuestas podrás preparar un plano de puestos que evite cables cruzando las zonas de paso.
No dejes permisos y seguro para la última semana: compruébalos como mínimo 6 semanas antes y confirma si afectan a la exposición de vehículos, las estructuras temporales o la asistencia prevista.
Prepara el acceso antes de abrir las puertas. Ten listas las acreditaciones, el registro de visitantes, los escáneres o tablets y un equipo de control con walkie-talkies para resolver incidencias sin abandonar el puesto.
Calcula la logística del público y del personal por separado: señaliza la ruta, programa el aparcamiento y revisa la iluminación al menos 2 horas antes de la apertura. Lleva baterías externas, alargadores y lámparas de emergencia para los fallos que no aparecen en la prueba técnica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un salón del automóvil?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro y la reserva del recinto deberían estar encaminados durante las primeras 2 semanas; la promoción puede comenzar cuando tengas confirmados los expositores y el formulario de inscripción.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de puestos?: Cierra una primera versión 4 semanas antes y la versión definitiva entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite ajustar mesas, mostradores, barreras, conexiones eléctricas y rutas de evacuación sin rehacer todo el montaje.
¿Qué hay que preparar el día del salón del automóvil?: Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para montar señalización, comprobar la iluminación, probar electricidad, colocar acreditaciones y revisar el registro de visitantes. El personal de aparcamiento y control de acceso debería recibir instrucciones antes de que llegue el primer expositor.
¿Cómo calcular el personal de acceso y aparcamiento?: Asigna como mínimo 1 persona por punto de acceso y 1 responsable de aparcamiento por zona de entrada con tráfico. Añade un coordinador con teléfono o walkie-talkie para centralizar incidencias y sustituir a quien tenga que ausentarse.

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