Autobeurs organiseren: checklist en planning
Een autobeurs organiseren vraagt om meer dan stands en glimmende auto’s. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, verzekering, stroom, parkeren en de indeling van de stands. Deze checklist helpt je de 83 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot toegangscontrole en bezoekersregistratie. Let vooral op zaken die vaak te laat worden geregeld: standhoudersinformatie, routeborden, badges, afzetting en verlichting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Advertenties verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerindeling maken
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond voorbereiden
Catering bestellen
Hekken en afzetting reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichtingsplan controleren
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Parkeerstewards inplannen
Toegangscontrole inplannen
Cateringteam inplannen
Techniekteam inplannen
EHBO-middelen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Standhouders ontvangen
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standruimte markeren
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Persruimte inrichten
2 personen
Standhoudersbriefing geven
2 personen
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Parkeerplaatsen begeleiden
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Plattegronden uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Catering openen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting controleren
Fotomoment begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Uitgang begeleiden
3 personen
Standhouders laten uitchecken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Terrein opruimen
5 personen
Standmateriaal verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Hekken afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Standhouders informeren over borg
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden archiveren
Facturen en kassabonnen ordenen
Bezoekersbedankje versturen
Standhoudersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Inklaptafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Baliesaantal 4
- Partytentenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 20
- Dranghekkenaantal 30
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Pinapparatenaantal 3
- Barcode scannersaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
Verlichting
- LED bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 10
- Noodlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Beursbannersaantal 8
- Rolbannersaantal 6
- Vlaggenaantal 12
- Tafelkledenaantal 24
- Fotowand
- Pijlbordenaantal 16
- Houders voor bordenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Opslagboxenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Registratieformulierenaantal 500
- Naambadgehoudersaantal 300
- Bezoekerspassenaantal 300
- Polsbandjesaantal 300
- Kassaladeaantal 2
- Geldkistaantal 2
- Clipboardaantal 10
- Pennenbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Antislipmattenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 24
- Beschermhoezenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Vloertrekkersaantal 4
- Bezemsaantal 6
- Stofblikkenaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Tips
- Leg de beursdatum, openingstijden en opbouw- en afbouwvensters minimaal 12 weken vooraf vast. Reserveer de locatie pas nadat je hebt gecontroleerd hoeveel stroompunten, parkeerplaatsen en toegangen beschikbaar zijn.
- Maak uiterlijk 8 weken vooraf een aanmeldformulier voor standhouders. Vraag daarin ook naar voertuigafmetingen, stroombehoefte, dieetwensen en het aantal medewerkers per stand; die gegevens heb je later nodig voor de standindeling en catering.
- Werk minstens 4 weken vooraf een plattegrond uit met stands, bezoekersroute, parkeerzones, toegangscontrole, catering en afzetting. Controleer daarna of kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn zonder looproutes te blokkeren.
- Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 10 dagen voor de beurs. Vermeld daarin aankomsttijd, laad- en losroute, standnummer, parkeerinstructies, contactnummer en wat zij zelf moeten meenemen.
- Test op de opbouwdag alle registratieapparatuur, pinapparaten, barcode scanners, portofoons, microfoons en verlichting. Leg daarnaast powerbanks en zaklampen klaar; storingen ontstaan vaak bij de entree of tijdens het opruimen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een autobeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Dan heb je tijd voor de locatie, vergunningen, verzekering, standhouders, promotie en een definitieve parkeer- en standindeling.
- Wanneer moet ik standhouders voor een autobeurs benaderen?
- Benader standhouders ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs en sluit de aanmeldingen 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig daarna de standplaatsen zodra de indeling en voertuigafmetingen bekend zijn.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een autobeurs?
- Plan minimaal 4 uur opbouw voor een kleine beurs en 6 tot 8 uur wanneer je meerdere stands, partytenten, afzettingen en techniek plaatst. Reserveer extra tijd als voertuigen tegelijk moeten worden ingereden.
- Wanneer moet ik de plattegrond en bezoekersinformatie versturen?
- Maak een voorlopige plattegrond uiterlijk 4 weken vooraf en stuur de definitieve versie 10 dagen voor de beurs naar standhouders en medewerkers. Zo kunnen routeborden, parkeerstewards en toegangscontrole op tijd worden ingepland.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!