Organiser un salon de l’automobile sans rien laisser au dernier moment

Un salon de l’automobile demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs, le parking et les équipes sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle des accès le jour J. Elle couvre aussi les inscriptions, les badges, les stands, la restauration, l’éclairage et la signalétique. Prévoyez les validations suffisamment tôt : les autorisations, l’assurance et les besoins techniques sont souvent les éléments qui retardent tout le reste.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les publicités
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Préparer le plan
Commander le catering
Réserver les barrières et le périmètre
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier le plan d’éclairage
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Planifier les agents de stationnement
Prévoir le contrôle des accès
Planifier l’équipe de restauration
Planifier l’équipe technique
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter l’espace du stand
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Aménager la salle de presse
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Encadrer les places de parking
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Ouvrir la restauration
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Animer le moment photo
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Encadrer la sortie
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Ranger le site
5 personnes
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter les barrières
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Informer les exposants de la consigne
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoirsqté 4
Tentes de réceptionqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 20
Barrières de fouleqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Scanners de codes-barresqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Batteries externesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes de secoursqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannières du salonqté 8
Bannières enroulablesqté 6
Drapeauxqté 12
Nappesqté 24
Mur photo
Panneaux indicateursqté 16
Supports pour panneauxqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Caisses de stockageqté 12

Catering

Courses

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 500
Supports de badges nominatifsqté 300
Badges visiteursqté 300
Braceletsqté 300
Tiroir-caisseqté 2
Caisseqté 2
Porte-blocqté 10
Pots à crayonsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Housses de protectionqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 20
Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Balaisqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Chariots de ménageqté 2

Conseils

Bloquez la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants. Vérifiez ensuite les autorisations, l’assurance et les points d’alimentation avant de confirmer la configuration du salon.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, puis renvoyez un récapitulatif au moins 7 jours avant l’ouverture. Cela évite les changements de dernière minute pour les stands et le catering.
Séparez le plan des stands du plan du parking. Indiquez les emplacements, les zones de circulation, les barrières et les points de contrôle afin que les agents de stationnement puissent être briefés avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Prévoyez une équipe distincte pour les inscriptions, les badges et le contrôle des accès. Avec des tablettes, des scanners de codes-barres et des talkies-walkies, les files avancent plus facilement qu’avec un seul poste central.
Testez l’éclairage, la sonorisation et les rallonges avant l’ouverture, idéalement lors d’un montage la veille. Gardez des batteries externes, des lampes de secours et des lampes de poche accessibles aux responsables de zone.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’automobile ?: Commencez au moins 3 mois avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis lancez les inscriptions des exposants avant de préparer la promotion et le plan du salon.
Quand confirmer les exposants d’un salon automobile ?: Confirmez-les au plus tard 2 semaines avant l’événement. Demandez leurs besoins alimentaires, leur emplacement et leurs besoins électriques, puis envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’ouverture.
Comment organiser le parking d’un salon de l’automobile ?: Préparez le plan du parking au moins 10 jours avant le salon et prévoyez des agents pour les périodes d’arrivée et de départ. Placez les barrières et les poteaux de balisage avant l’ouverture afin de séparer clairement circulation, stationnement et accès exposants.
Quel matériel prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez au minimum un poste d’inscription avec ordinateur portable ou tablette, scanners de codes-barres, badges nominatifs et signalétique directionnelle. Ajoutez des terminaux de paiement si des ventes sont prévues, ainsi que des talkies-walkies pour coordonner les équipes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.