Cómo organizar un mercado de coches paso a paso

Organizar un mercado de coches empieza mucho antes de colocar los primeros vehículos. Primero necesitas cerrar el recinto, el terreno, los permisos y el seguro; después puedes captar expositores y ordenar las inscripciones. La circulación, el aparcamiento y la asignación de puestos deben estar definidos antes de enviar las instrucciones finales. Este plan te ayuda a coordinar pagos, catering, señalización, equipos y montaje sin dejar las decisiones críticas para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación y el terreno
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro del mercado
4
Contactar a proveedores y expositores
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Promocionar la feria del automóvil online
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Confirmar los acuerdos de pago
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Realizar el pedido de catering
13
Confirmar las reservas
14
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
15
Organizar el aparcamiento
2 personas
16
Imprimir la lista de expositores
17
Preparar señales de ruta
2 personas
18
Hacer números de puesto
19
Contar las pulseras y los tickets
2 personas
20
Preparar efectivo
2 personas
21
Probar los dispositivos de pago
2 personas
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Enviar las últimas instrucciones a los expositores
24
Recoger la compra
2 personas
25
Llevar los materiales al recinto
3 personas
26
Cerrar el recinto
4 personas
27
Colocar señales de tráfico
3 personas
28
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
29
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Colgar los números de los puestos
2 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Montar los puntos de pago
2 personas
35
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Montar el espacio de catering
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Preparar el botiquín de primeros auxilios
43
Revisar la seguridad del recinto
2 personas

Evento

44
Recibir a los expositores
4 personas
45
Indicar a los expositores sus puestos
4 personas
46
Abrir la entrada
3 personas
47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Procesar los pagos de entrada
2 personas
49
Repartir la información del programa
2 personas
50
Guiar el tráfico hacia los aparcamientos
4 personas
51
Apoyar a los expositores
2 personas
52
Servir el catering
4 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer aperitivos
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
58
Comprobar la iluminación
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Guiar la salida
3 personas
61
Hacer salir a los expositores
4 personas

Seguimiento

62
Cerrar la caja
2 personas
63
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Retirar señales de tráfico
3 personas
67
Retirar las vallas de delimitación
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
71
Contar el inventario
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Devolver los materiales
3 personas
74
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
75
Devolver los terminales de pago
76
Entregar el recinto
2 personas
77
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Bancos plegablescant. 6
Fundas para trajescant. 12
Manteles individualescant. 12
Mesa de cajacant. 2
Expositores para folletoscant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Bandejas de cajacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Carretescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Cargadores de bateríacant. 4
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Banner de entrada
Carteles direccionalescant. 12
Números de puestocant. 40
Carteles informativoscant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 40
Cinta de delimitacióncant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Extintorescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cuencoscant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Artículos de papel

Entradascant. 400
Pases para expositorescant. 100
Folletos del programacant. 400
Planoscant. 300
Rollos de reciboscant. 10
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 24
Notas adhesivascant. 12

Herramientas

Martillocant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Pinzascant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Anclajes de suelocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Define el terreno y dibuja el recorrido de entrada, salida, aparcamiento y puestos antes de publicar la inscripción. Reserva también un espacio claro para caja, catering y carga y descarga.
Cierra permisos y seguro antes de confirmar expositores. Si el recinto exige documentación adicional, necesitarás margen para corregirla sin alterar el plano del mercado.
Envía las instrucciones definitivas a los expositores al menos 7 días antes: incluye horario de llegada, número de puesto, acceso para vehículos, forma de pago y normas del recinto.
Prueba los terminales de pago, altavoces, micrófono, alargadores y regletas como mínimo 24 horas antes. Lleva cargadores de batería y de teléfono porque las incidencias suelen aparecer durante el montaje.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Las carpas, lámparas LED, carteles direccionales y materiales deben llegar al recinto antes de abrir el acceso a los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de coches?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas cierra el recinto, el terreno, los permisos y el seguro; deja las confirmaciones finales, la compra y el montaje para la última semana.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un mercado de coches?: Publica el formulario entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha de cierre aproximadamente 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar puestos, confirmar pagos e imprimir la lista de expositores.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes del mercado?: Envía las instrucciones finales al menos 7 días antes. Incluye el horario de llegada, el número de puesto, el plan de tráfico, el aparcamiento, las condiciones de pago y qué materiales debe aportar cada expositor.
¿Cuándo se prepara el plan de tráfico y aparcamiento?: Prepara un primer plano cuando cierres el recinto y revísalo al menos 2 semanas antes, cuando ya conozcas el número de expositores. Coloca las señales de ruta y los números de puesto durante el montaje, antes de que lleguen los primeros vehículos.

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