Zo organiseer je een automarkt zonder gaten in de planning

Begin niet met promotie, maar met het terrein, de vergunningen en de verkeersstroom. Leg daarna vast hoeveel standplaatsen beschikbaar zijn en wanneer standhouders kunnen opbouwen. Zodra aanmeldingen binnenkomen, wijs je plaatsen toe en bevestig je betalingen, catering en praktische instructies. De laatste week draait vooral om controle: routeborden, kraamnummers, betaalapparaten, contant geld en materiaal moeten dan al klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en terrein vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktverzekering controleren
4
Leveranciers en standhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Automarkt online promoten
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Betalingsafspraken bevestigen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Cateringbestelling plaatsen
13
Reserveringen bevestigen
14
Verkeersplan uitwerken
2 personen
15
Parkeerindeling maken
2 personen
16
Standhouderlijst afdrukken
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Kraamnummers maken
19
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
20
Contant geld voorbereiden
2 personen
21
Betaalapparaten testen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Standhouders laatste instructies sturen
24
Boodschappen ophalen
2 personen
25
Materialen naar terrein brengen
3 personen
26
Terrein afzetten
4 personen
27
Verkeersborden plaatsen
3 personen
28
Parkeervakken uitzetten
4 personen
29
Standplaatsen markeren
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Kraamnummers ophangen
2 personen
33
Entreebalie inrichten
2 personen
34
Betaalpunten inrichten
2 personen
35
Stroompunten aansluiten
2 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Cateringplek inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
EHBO-koffer klaarzetten
43
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

44
Standhouders ontvangen
4 personen
45
Standhouders naar plaatsen wijzen
4 personen
46
Entree openen
3 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Entreebetalingen verwerken
2 personen
49
Programma-informatie uitdelen
2 personen
50
Verkeer naar parkeerplaatsen leiden
4 personen
51
Standhouders ondersteunen
2 personen
52
Catering serveren
4 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Terrein en looppaden controleren
2 personen
58
Verlichting controleren
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Uitgang begeleiden
3 personen
61
Standhouders laten uitrijden
4 personen

Nazorg

62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Overgebleven catering koelen
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Verkeersborden verwijderen
3 personen
67
Afzethekken verwijderen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Servies en materialen reinigen
3 personen
71
Voorraad tellen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Betaalapparaten retourneren
76
Terrein opleveren
2 personen
77
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Klapbankenaantal 6
Kleedhoezenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Kassatafelaantal 2
Folderrekkenaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaladesaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Haspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Acculadersaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Entreebanner
Pijlbordenaantal 12
Kraamnummersaantal 40
Infobordenaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Lint voor afzettingaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Papierwaren

Entreeticketsaantal 400
Standhouderspassenaantal 100
Programmaflyersaantal 400
Plattegrondenaantal 300
Bonnetjesrollenaantal 10
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24
Kleefbriefjesaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Tangenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Grondankersaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het terrein en de parkeerindeling vroeg vast. Werk met een verkeersplan waarin je entree, uitrit, standplaatsen, bezoekersparkeren en een aparte route voor laden en lossen markeert.
Benader standhouders voordat je online promotie opschaalt. Stuur na hun aanmelding binnen enkele dagen een bevestiging met standplaats, betaling, opbouwtijd en regels voor voertuigen.
Maak de indeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Druk de standhouderlijst en kraamnummers uiterlijk één dag vooraf af, zodat wijzigingen op locatie beperkt blijven.
Test betaalterminals, kassalades, verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek naar het terrein. Neem ook een contante reserve mee en wijs één persoon aan die betalingen en bonnetjes beheert.
Stuur standhouders de laatste instructies uiterlijk 48 uur voor opening. Vermeld daarin het weerplan, de aanrijroute, de opbouwtijd en waar ze zich melden; controleer de weersverwachting opnieuw de avond ervoor.

Veelgestelde vragen

Welke vergunningen heb je nodig voor een automarkt?: Dat hangt af van de gemeente, het terrein en de verwachte bezoekersaantallen. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf welke evenementenvergunning, verkeersmaatregelen en meldingen nodig zijn, en vraag ook na of een marktverzekering vereist is.
Hoeveel tijd heb je nodig om een automarkt te organiseren?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleine automarkt en langer als je veel standhouders, verkeer of catering hebt. Reserveer de eerste 2 weken voor terrein, vergunningen en verzekering; plan daarna de werving en promotie.
Wanneer moet je standplaatsen voor een automarkt indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en sluit de definitieve indeling ongeveer 7 dagen voor het evenement. Zo kun je kraamnummers, routeborden en de standhouderlijst op tijd voorbereiden.
Hoeveel drank en eten moet je bestellen voor een automarkt?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal én het aantal standhouders als basis. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon; sluit de cateringbestelling ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf nadat dieetwensen zijn verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.