Organiser un salon automobile : la méthode de A à Z

Un salon automobile se prépare d’abord comme un site d’exposition et de circulation, pas comme une simple journée portes ouvertes. Commencez par délimiter le terrain, vérifier les autorisations et l’assurance, puis sécurisez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan de circulation, l’attribution des emplacements et les besoins électriques doivent être réglés plusieurs jours avant l’installation. Les dernières heures servent surtout à contrôler la météo, la signalétique, les paiements et le matériel transporté sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Délimiter le lieu et le terrain
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance du marché
4
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Promouvoir le marché automobile en ligne
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
2 personnes
10
Confirmer les modalités de paiement
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Passer la commande traiteur
13
Confirmer les réservations
14
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
15
Créer l’agencement du parking
2 personnes
16
Imprimer la liste des exposants
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Créer les numéros de stand
19
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
20
Préparer l’argent liquide
2 personnes
21
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Envoyer les dernières instructions aux exposants
24
Récupérer les courses
2 personnes
25
Transporter le matériel sur le site
3 personnes
26
Balisage du site
4 personnes
27
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
28
Délimiter les places de parking
4 personnes
29
Marquer les emplacements
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Aménager les points de paiement
2 personnes
35
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Aménager l’espace traiteur
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Préparer la trousse de premiers secours
43
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

44
Accueillir les exposants
4 personnes
45
Indiquer l'emplacement aux exposants
4 personnes
46
Ouvrir l’entrée
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Traiter les paiements d’entrée
2 personnes
49
Distribuer les informations du programme
2 personnes
50
Diriger la circulation vers les parkings
4 personnes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Servir le service traiteur
4 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier le terrain et les allées
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Encadrer la sortie
3 personnes
61
Faire sortir les exposants
4 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Refroidir le catering restant
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
67
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
71
Compter le stock
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Retourner les terminaux de paiement
76
Rendre le site
2 personnes
77
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Bancs pliantsqté 6
Housses de vêtementsqté 12
Nappesqté 12
Table de caisseqté 2
Présentoirs à dépliantsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleursqté 4
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Chargeurs de batterieqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannière d’entrée
Panneaux indicateursqté 12
Numéros des standsqté 40
Panneaux d’informationqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Papeterie

Billets d’entréeqté 400
Badges des exposantsqté 100
Flyers du programmeqté 400
Plansqté 300
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24
Post-itqté 12

Outils

Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Pincesqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Ancrages au solqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du terrain au moins 3 semaines avant le salon. Prévoyez séparément les zones d’exposition, l’accueil, le stationnement, la restauration et les voies de secours, puis attribuez un numéro à chaque stand.
Fixez une date limite d’inscription et demandez à chaque exposant son véhicule, son besoin en électricité et son heure d’arrivée. Envoyez les consignes finales au plus tard 72 heures avant l’ouverture.
Testez les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs et le microphone la veille. Préparez aussi une solution de secours avec une caisse, de l’argent liquide et des chargeurs.
Imprimez la liste des exposants, les numéros de stand et les panneaux indicateurs avant le chargement. Regroupez la signalétique, les tickets, les bracelets et le matériel de caisse dans une caisse clairement identifiée.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Selon le terrain, prévoyez les tentes, les éclairages LED et les projecteurs de chantier avant l’arrivée des véhicules, car une installation tardive bloque rapidement la circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon automobile ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les exposants et le plan du terrain doivent être confirmés avant de lancer largement les invitations.
Comment organiser la circulation dans un salon automobile ?: Dessinez un plan avec une entrée, une sortie et une voie de secours clairement séparées. Finalisez-le au moins 2 semaines avant l’événement et transmettez à chaque exposant son heure d’arrivée et son emplacement.
Quand envoyer les dernières instructions aux exposants ?: Envoyez-les 72 heures avant l’ouverture, avec l’adresse, l’horaire d’installation, le numéro de stand, les règles de circulation et les besoins techniques confirmés. Un rappel le matin même évite les arrivées simultanées.
Quel matériel préparer pour un salon automobile ?: Prévoyez le mobilier des stands, les tentes, les panneaux, les numéros d’emplacement, les terminaux de paiement et les rallonges. Faites l’inventaire 48 heures avant, puis contrôlez le chargement au départ et à l’arrivée sur le site.

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