Checklist para organizar un mercado de coches sin dejar cabos sueltos

Organizar un mercado de coches requiere coordinar expositores, circulación, pagos y servicios en un orden claro. Empieza por elegir el recinto y comprobar permisos y seguro; después abre las inscripciones y asigna los puestos. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar catering, aparcamiento, señalización y medios de pago. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para llegar al día del mercado con cada área preparada y los expositores informados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ubicación y el terreno
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro del mercado
Contactar a proveedores y expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar la feria del automóvil online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Confirmar los acuerdos de pago
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de catering
Confirmar las reservas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer números de puesto
Contar las pulseras y los tickets
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Probar los dispositivos de pago
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar las últimas instrucciones a los expositores
Recoger la compra
2 personas
Llevar los materiales al recinto
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar los puntos de pago
2 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el botiquín de primeros auxilios
Revisar la seguridad del recinto
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores sus puestos
4 personas
Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Procesar los pagos de entrada
2 personas
Repartir la información del programa
2 personas
Guiar el tráfico hacia los aparcamientos
4 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Guiar la salida
3 personas
Hacer salir a los expositores
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Retirar las vallas de delimitación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los terminales de pago
Entregar el recinto
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Bancos plegablescant. 6
Fundas para trajescant. 12
Manteles individualescant. 12
Mesa de cajacant. 2
Expositores para folletoscant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Bandejas de cajacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Carretescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Cargadores de bateríacant. 4
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Banner de entrada
Carteles direccionalescant. 12
Números de puestocant. 40
Carteles informativoscant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 40
Cinta de delimitacióncant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Extintorescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cuencoscant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Artículos de papel

Entradascant. 400
Pases para expositorescant. 100
Folletos del programacant. 400
Planoscant. 300
Rollos de reciboscant. 10
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 24
Notas adhesivascant. 12

Herramientas

Martillocant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Pinzascant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Anclajes de suelocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación, los permisos y el seguro antes de publicar la inscripción. Sin esos datos no podrás informar con precisión sobre accesos, horarios ni condiciones para los expositores.
Envía las instrucciones finales a los expositores al menos 7 días antes. Incluye el número de puesto, la ruta de entrada, el lugar de descarga y la forma de pago acordada.
Prepara el plan de tráfico y el aparcamiento antes de distribuir los espacios. Coloca los carteles direccionales y los números de puesto de forma que un vehículo pueda localizar su zona sin bloquear la entrada.
Haz el pedido de catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirmar las reservas. Como referencia operativa, revisa las cantidades al menos 5 días antes para poder corregir ausencias o cambios.
Prueba los terminales de pago, prepara el efectivo y carga los teléfonos y baterías el día anterior. Lleva también alargadores, regletas y carretes: suelen olvidarse hasta que se montan los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de coches?: Empieza la planificación entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas permisos, seguro y varios expositores. Deja cerrados los puestos, el tráfico, el catering y los pagos durante la última semana.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los expositores?: Publica el formulario cuando la ubicación, las condiciones y los acuerdos de pago estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía la asignación definitiva de puestos al menos 7 días antes del mercado.
¿Qué hay que preparar el día antes de un mercado de coches?: Comprueba la previsión meteorológica, prueba los terminales de pago, cuenta pulseras y tickets y deja preparado el efectivo. También conviene cargar baterías y teléfonos, revisar la señalización y agrupar los materiales para llevarlos al recinto.
¿Cuándo debo encargar el catering para el mercado?: Recoge las preferencias dietéticas y confirma las reservas antes de hacer el pedido. Revisa el número final de asistentes y encarga el catering al menos 5 días antes, dejando margen para ajustar cantidades.

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