Checklist pour organiser un salon automobile

Un salon automobile demande plus qu’un espace pour garer des véhicules. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les autorisations, la circulation et l’accueil du public, souvent sur plusieurs semaines. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 74 équipements nécessaires, dans l’ordre où ils doivent être préparés. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : les besoins alimentaires, la signalétique, les tests de paiement et les dernières consignes météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Délimiter le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance du marché
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché automobile en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les modalités de paiement
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Confirmer les réservations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les numéros de stand
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières instructions aux exposants
Récupérer les courses
2 personnes
Transporter le matériel sur le site
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Délimiter les places de parking
4 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager l’espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
4 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Traiter les paiements d’entrée
2 personnes
Distribuer les informations du programme
2 personnes
Diriger la circulation vers les parkings
4 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le terrain et les allées
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Encadrer la sortie
3 personnes
Faire sortir les exposants
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Retourner les terminaux de paiement
Rendre le site
2 personnes
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Bancs pliantsqté 6
Housses de vêtementsqté 12
Nappesqté 12
Table de caisseqté 2
Présentoirs à dépliantsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleursqté 4
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Chargeurs de batterieqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannière d’entrée
Panneaux indicateursqté 12
Numéros des standsqté 40
Panneaux d’informationqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Papeterie

Billets d’entréeqté 400
Badges des exposantsqté 100
Flyers du programmeqté 400
Plansqté 300
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24
Post-itqté 12

Outils

Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Pincesqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Ancrages au solqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par délimiter précisément le terrain et vérifiez les autorisations ainsi que l’assurance du marché au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Sans ces validations, l’agencement et les réservations restent incertains.
Ouvrez les inscriptions avant de créer le plan des stands. Une fois les exposants confirmés et leurs besoins recueillis, attribuez les emplacements et envoyez les modalités de paiement au plus tard 10 jours avant le salon.
Prévoyez un plan de circulation séparé du plan de stationnement. Imprimez les panneaux indicateurs, les numéros de stand et la liste des exposants au moins 3 jours avant l’installation.
Testez chaque terminal de paiement, rallonge et multiprise la veille. Comptez aussi les bracelets, les tickets et l’argent liquide avant le départ afin de ne pas régler ces détails à l’accueil.
Envoyez les dernières instructions aux exposants 48 heures avant l’événement : heure d’arrivée, emplacement, accès au terrain et conditions de montage. Consultez les prévisions météo le même jour et adaptez les tentes, l’éclairage ou le matériel de protection.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon automobile ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations et l’assurance, de recruter les exposants, de traiter les inscriptions et de commander le traiteur.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 10 à 14 jours avant le salon. Envoyez ensuite le plan, les instructions d’accès et les modalités de paiement à chaque exposant.
Que faut-il préparer pour les paiements sur un salon automobile ?: Préparez une table de caisse, des tiroirs-caisses, les terminaux de paiement et l’argent liquide nécessaire. Testez les terminaux au moins 24 heures avant l’ouverture et gardez des chargeurs à proximité.
Quand installer la signalétique et le plan de circulation ?: Finalisez le plan de circulation et le plan du parking au plus tard 3 jours avant l’événement. Installez les panneaux indicateurs, la bannière d’entrée et les numéros de stand pendant le montage, avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.