Eine Ausstellungseröffnung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Ausstellungseröffnung müssen Programm, Raum und Gästebetreuung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und der Anordnung der Kunstwerke, bevor du Einladungen und Catering festlegst. Plane anschließend die Kommunikation, Anmeldungen und Beschilderung und kläre frühzeitig, wer die Eröffnungsrede hält. In den letzten Tagen geht es vor allem um Transport, Aufbau, Technik und frische Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Kunstwerke und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Öffnungszeiten mit dem Veranstaltungsort bestätigen
4
Catering und Getränke reservieren
5
Einladungen erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldeformular öffnen
8
Presse und geladene Gäste ansprechen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Endgültige Gästeliste erstellen
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Programm- und Wegweiser erstellen
14
Kunstwerk-Etiketten prüfen
2 Personen
15
Preis- und Verkaufsinformationen drucken
16
Redner und Eröffnungsrede bestätigen
17
Musikauswahl zusammenstellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Frische Snacks einkaufen
2 Personen
21
Kunstwerke sicher transportieren
3 Personen
22
Saal komplett freiräumen
2 Personen
23
Ausstellungswände kontrollieren
2 Personen
24
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
25
Skulpturen und Objekte aufstellen
3 Personen
26
Kunstwerkbeschriftungen aufhängen
2 Personen
27
Beleuchtung auf Kunstwerke richten
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
33
Tonanlage testen
2 Personen
34
Hintergrundmusik einstellen
35
Toiletten- und Publikumsbereiche prüfen
2 Personen
36
Fluchtwege freihalten
2 Personen
37
Teambriefing geben
4 Personen

Event

38
Gäste empfangen
3 Personen
39
Anmeldungen abhaken
2 Personen
40
Programm verteilen
2 Personen
41
Garderobe verwalten
2 Personen
42
Gäste zur Ausstellung begleiten
2 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke servieren
3 Personen
45
Eröffnungsrede ankündigen
46
Eröffnungsrede halten
2 Personen
47
Besucherfragen beantworten
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks nachfüllen
2 Personen
50
Kaffee und Tee nachfüllen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
53
Verkaufsinformationen bereitstellen
54
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
55
Garderobe ausgeben
2 Personen
56
Musik und Empfang abschließen

Nachbereitung

57
Cateringreste sicher verpacken
2 Personen
58
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
59
Kunstwerke abdecken
3 Personen
60
Dekoration entfernen
2 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
65
Saal reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Kunstwerke zurückstellen
3 Personen
68
Materialien inventarisieren
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
71
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

Kabelloser LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LeiterAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
MessbänderAnz. 2
DrahtzangeAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
KlebestreifenAnz. 4
BilderhakenAnz. 40
PflanzendekorationAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
FotorahmenständerAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsleuchtenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Registrierung

KlemmbrettmappenAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
NamensschilderAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 150
Kasse oder Geldkasse
Kartenterminal
Besucherbuch

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-Set
KabelmattenAnz. 8
NitrilhandschuheAnz. 2

Tipps

Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest. Bestätige die Öffnungszeiten mindestens 4 Wochen vorher mit dem Veranstaltungsort, damit Einladungen und Presseinformationen stimmen.
Verschicke Einladungen nicht erst nach der Aufbauplanung. Öffne das Anmeldeformular etwa 3 Wochen vor der Eröffnung und erstelle 2 bis 3 Tage vorher eine endgültige Gästeliste mit Ernährungswünschen.
Prüfe Beschriftungen und Verkaufsinformationen, bevor die Kunstwerke an die Wand kommen. Drucke Namensschilder sowie Programm- und Wegweiser spätestens am Vortag, damit vor Ort nichts handschriftlich improvisiert werden muss.
Plane den Aufbau mit ausreichend Zeit für empfindliche Arbeiten. Räume den Saal vollständig frei, kontrolliere die Ausstellungswände und reserviere mindestens 3 bis 4 Stunden für Transport, Aufhängen und das Aufstellen von Skulpturen.
Kläre Technik und Bewirtung nicht erst am Eröffnungstag. Teste Lautsprecher und Mikrofon am Vortag und stelle Gläser, Geschirr, Kaffeemaschine, Kühlung und frische Snacks spätestens 2 Stunden vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ausstellungseröffnung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Einladungen sollten ungefähr 3 Wochen vor der Eröffnung verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wann verschickt man Einladungen zur Ausstellungseröffnung?: Versende die Einladungen etwa 3 Wochen vorher. Schließe die Gästeliste 2 bis 3 Tage vor dem Termin ab und berücksichtige dann auch Ernährungswünsche sowie geladene Gäste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ausstellung?: Plane für Transport, das Aufhängen der Kunstwerke und das Aufstellen von Objekten mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Arbeiten oder empfindlichen Exponaten solltest du den Aufbau am Vortag beginnen.
Wann sollte das Catering für eine Ausstellungseröffnung bereitstehen?: Reserviere Catering und Getränke mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Vor Ort sollten Gläser, Geschirr, Kühlung und frische Snacks etwa 2 Stunden vor Beginn bereitstehen.

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